Risikostyring for nonprofits: 10 måder at bekæmpe svig

Nonprofits kan have deres hjerter på det rigtige sted, men ligesom enhver organisation, der udfører monetære transaktioner, er risikoen for bedrageri altid til stede. Kelly og Owns, LLC anslåede 84 milliarder dollars indenlandske bedrageri i 2008, den mest omtalte årsag til manglende interne kontroller. Fra kirker til velgørende organisationer skal nonprofits træffe de rette forholdsregler for at beskytte sig mod korrupte individer og mendacious ledelse. Vi har beskrevet 10 teknikker til at reducere risikoen for svigagtig aktivitet blandt nonprofits. Mens denne artikel giver en solid introduktion til svindelbekæmpelse, opfordrer vi dig til at investere et betydeligt stykke tid ved at undersøge dette afgørende aspekt af nonprofit-sektoren.

1. Bly ved eksempel

En af de enkleste teknologiske ledelser kan ansætte, er at klare de etiske principper i organisationen. Dette kan gøres på to måder: direkte og indirekte. Direkte adressere problemet ved at indarbejde svindelbekæmpelse til medarbejderuddannelse. Gør det klart, sådan adfærd vil blive nøje overvåget, gerningsmænd retsforfulgt i lovens fulde omfang. Styr indirekte denne besked via ledelseseksempel. Organisationens ledere bør konsekvent vise ærlighed og årvågenhed i at opdage og disciplinere uacceptabel adfærd. Vend ikke din organisation til et paranoid, accusatorisk regime, men lad medarbejdere og frivillige vide, fast og venligt, at de bliver set.

2. Opdel og erobre

Der er sikkerhed i antal. Selvom dette ordsprog normalt foreslår beskyttelse mod fjendtlige udenforstyrker, er den lige så anvendelig til at opdage trusler indefra. Dette er en væsentlig generel retningslinje at huske på, når du opretter kontrol på alle niveauer i organisationen. Opdel opgaver på en sådan måde, at penge skal håndteres og overvåges af flere personer. En enkelt person, der handler alene, er mindre tilbøjelige til at prøve bedrageri, når andre er involveret i en transaktion. For eksempel, efter en fundraising begivenhed, ville det være dårlig praksis at tildele en enkelt person at tælle, optage og deponere kontantdonationer.

3. Fortryd din bankkonto

Penge i banken må ikke være så bevogtet som det burde. Begræns begrænsningen af ​​adgangen til midler ved at tage et par enkle forholdsregler. Først skal du ikke bruge et betalingskort. Debetbeskyttelse er begrænset, og manglende penge kan være svært at genvinde. Og for det andet skal du oprette din konto for at forbyde kontantudbetalinger. Cash er et glat stof. Udbetalinger skal komme i form af en check udført til bogholderen. Dette tilføjer et ekstra trin, hvilket gør udtagninger nemmere at spore og styre.

4. Omhyggelig regnskabsføring

Hver organisation har brug for et omhyggeligt og grundigt dokumenteret regnskabssystem. Dette er måske den nemmeste måde at registrere mistænkelig aktivitet på. Opsætning af et effektivt system betyder simpelthen optagelse af alt. Standardiser et middel til at skrive ned hver pengetransaktion, uanset hvor lille. Optag hvem der gør hvad og hvornår. I eksemplet med fundraising donationer, holde styr på, hvem der samler pengene, hvem tæller pengene, hvem re tæller pengene, hvem indbetaler pengene og så videre. Indstil klare papirstier let at følge tilbage til kilden. Afhængigt af omfanget af din operation kan det ikke være en dårlig idé at ansætte en ideel regnskabsekspert.

5. Brug af et kreditkort

Din organisation vil sandsynligvis drage fordel af brugen af ​​et virksomheds kreditkort. Kontanter og checks er ikke altid praktiske, og som nævnt før er debetkort ikke en god idé. Kredit har bedre beskyttelse og vil ikke dræne dine midler i tilfælde af svig. Nøglen til at bruge et kreditkort er at holde kvitteringer. For hvert køb skal du sørge for at anskaffe, dokumentere og indsende en kvittering. I slutningen af ​​hver faktureringsperiode skal du dobbeltkryds kvitteringer og sørge for, at de samlede omkostninger opkræver beløbet på din erklæring.

6. Screening medarbejdere

At samle et troværdigt hold er indlysende. Dette indebærer at udføre baggrundskontrol af potentielle lejemål. Find ud af, om ansøgeren har en historie med forseelse. Hvis du gør det, kan du redde en verden af ​​problemer. Også anmode om referencer og faktisk kontakte dem. Hvis et par pålidelige kilder kan garantere ansøgeren, er det en god start. Brug interview tid til at løse problemer med bedrageri. Du kan få en læsning af ansøgerens karakter gennem simpel samtale. Gå ham eller hende gennem hypotetiske scenarier vedrørende bedrageri. Dette vil informere dig om ansøgerens tankeproces sammen med at sende meddelelsen om, at din organisation tager sådanne sager alvorligt.

7. Indstil et budget

Du kan ikke få meget mere grundlæggende end dette. Indstil et budget og hold dig til det. Dette er en måde at vide, hvor dine penge vil gå, før det faktisk går der. Ved at skabe forventninger kan du se, hvor dine penge skal gå og sammenligne det med situationen. Budgettering vil bidrage til at forhindre overspending. Du vil vide, hvor mange penge der skal afsættes til hver kategori og være bedre i stand til at genkende afvigelser. Det er sandsynligt, at du bliver nødt til at justere dit budget som tiden går på. Det er fint. Men uanset forudsigeligheden af ​​fremtidige aktiver fortsætter du altid med et budget baseret på dine bedste estimater.

8. Revisioner

Periodiske overraskelsesrevisioner hjælper med at kontrollere organisationens økonomi. Selvom det ikke udføres alene med det formål at opdage bedrageri, er revisioner med til at gennemgå pengestrømmen.Ikke alle organisationer vil have råd til en revision. Hvis dette er tilfældet, ansat en alternativ udenfor part for at gennemgå regnskabsoplysninger og transaktionshistorik. En ekstern part kan fungere som et meget nødvendigt andet sæt øjne og hjælpe med at opdage overblik. Ud over at faktisk opdager svig, fordobler sådanne anmeldelser dobbelt som forebyggende foranstaltninger, så medarbejderne ved, at organisationen er aktivt opmærksom på fejltagelser.

9. Underskrifter på kontrol

At kræve to underskrifter på checks skrevet i organisationens navn, sikrer, at mindst to personer har gennemgået og godkendt transaktionen. Igen går det tilbage til at opdele arbejdskraft og øge antallet af personer, der er nødvendige for at fuldføre en transaktion. Hvis en person har lov til at skrive checks uden tilsyn, er døren til bedrageri åben. Blotte kontroller bør også undgås, når det er muligt.

10. små penge

Reduktion af svig forekommer på alle niveauer i nonprofits økonomi. De fleste organisationer opretholder en forsyning af små penge til små, ofte uforudsigelige transaktioner. Gør ikke fejlen ved at miste sporet af, hvordan små penge bruges. Ja, det er normalt beregnet til miscellany, men som det kommer i form af dollarregninger, er småkasser let at misbruge. Hold fast på kvitteringer og hold en tæt rekord over udgifterne. Omhyggelig kontrol med små transaktioner vil forhindre svig på højere og mere skadelige niveauer.