Sådan skriver du din første jobbeskrivelse |

Denne artikel er en del af vores "Business Startup Guide" - en kureret liste over vores artikler, der får dig i gang!

Uanset om du at ansætte din bedste ven eller en person, du aldrig har mødt før, er det vigtigt at sørge for at du har skrevet en jobbeskrivelse.

A god jobbeskrivelse er ikke blot en liste over -dos, men snarere en vejledning, noget der vil gavne både dig og medarbejderen.

De bedste jobbeskrivelser gavner både arbejdsgiver og medarbejder.

Hvis du har taget dig tid til at tænke det og skrive det godt, din medarbejder vil have en klar ide om, hvad der forventes af dem, og vil derfor være i stand til at gøre det bedste arbejde muligt. Og du vil kunne måle deres præstationer og holde dem ansvarlige for det afsluttede arbejde.

Hvis du ikke er i ansættelsesstadiet endnu, skal du tage dig tid til at begynde at tænke på den type person, du måske vil ansætte i fremtid. Din nye medarbejders værdier vil have stor indflydelse på din virksomhed, især hvis du er lille.

Se også: 5 Fordele ved at forbinde jobbeskrivelser til resultater Anmeldelser

Det handler om første indtryk

Der er en anden fordel for bruger en god tid på at skrive jobbeskrivelser: Du vil have en bedre chance for at lokke de rigtige kandidater til at ansøge.

Overvej: Hvis du har brug for dine medarbejdere til at have en kandidatgrad, er du sandsynligvis kommer til at skære en hel del af talent puljen. Hvis det er et must i din forretningsliste, er det fint.

Men hvad hvis du leder efter en folkemand, en person, der kan svare på telefonen og fejlfinding af kundeproblemer? I så fald vil en kandidatgrad ikke betyde meget. Du vil gerne ansætte nogen med den rigtige indstilling, nogen med medfølelse. Nogen der kan hoppe på telefonen og gøre, hvad en indadvendt computerforsker ikke kan.

Spørgsmålet er: Hvordan får du alle af dette tværs i hvad der sandsynligvis vil være en enkelt side med tekst ?

Se også: Ny medarbejder? Gør et positivt første indtryk!

De 3 væsentlige dele af en god jobbeskrivelse

Den bedste måde at tænke på at skrive en jobbeskrivelse på er, at du måske har en high school eller college-essay:

• For det første er du vil gerne gøre din forskning. Hvad skal du medtage i beskrivelsen? Hvad omfatter din konkurrence?
• Næste skal du udarbejde dit omrids. Dette er et godt tidspunkt at lave en punktliste; inkludere de opgaver, du vil have medarbejderen til at opfylde, krævede kvalifikationer, hvis du har dem og eventuelle præstationsstandarder, som du gerne vil have medarbejderen til at mødes.
• Og sidst vil du knytte det hele sammen. sikker på, at dine forretningsmæssige værdier afspejles i din tonefølge, at du har deltaget en følelse af virksomhedskultur med dine ansøgere via stilen, og at du har optaget alle vigtige nitty-gritty detaljer. Lad os bryde det nede lidt længere og tale om, hvad du vil dække:

1. Specifikke detaljer om stillingen

En god titel:

En god titel er relevant for din branche og til "tiderne." Hvis du søger at ansætte en marketingmedarbejder, skal du annoncere for en digital marketingchef, en indhold marketingmedarbejder eller en internet marketing manager? Nå, det afhænger virkelig af hvor i verden du befinder dig, hvad der er populært i øjeblikket og på de oplysninger, du skal formidle. Undgå titler, der kun har mening internt; "Forretningsrepræsentant III" betyder ikke noget for en outsider. Det er bedre at vælge en titel som "Business Development Manager."

Det er også en god mulighed for at få din virksomheds kultur på tværs. F.eks. Kan du formidle mere eller anmode et andet publikum om at ansøge ved at ansætte en "Happiness Manager" i stedet for en "Kundeservicerepræsentant"?

Du må muligvis gøre en smule forskning først.

En kort oversigt over jobbet:

Nøgleordet her er kort. Du vil gerne give potentielle kandidater et overblik over de vigtigste ansvarsområder og formålet med stillingen. Er dette en fuldtidsstilling? Er det på deltid? Er det en praktikplads? Vær klar! En kort oversigt over virksomheden:

I en til tre sætninger siger, hvem din virksomhed er, hvad dit mål er, og hvad du har opnået. Du vil gerne finde en balance mellem ærlighed og markedsføring her. Ja, du vil male et godt billede så gode ansøgere vil søge nej du vil ikke lyve om hvor stor din virksomhed er, hvor meget du har opnået eller hvad du har gjort. Færdigheder, kvalifikationer eller certificeringer kræves:

Er der nogen industri, stat eller Andre juridiske certificeringer, som din medarbejder har brug for? For eksempel vil en bartender have brug for en licens for at servere drikkevarer. Angiv både de krævede og de foretrukne kvalifikationer. Dette vil hjælpe med at sortere hvede fra køben. Manager og vejlederoplysninger:

Hvem skal den nye leje rapportere til? Hvilken afdeling vil de arbejde inden for? Disse oplysninger er ikke altid nødvendige, men kan medvirke til at male et mere komplet billede, så der ikke er nogen overraskelser for den nye kandidat, og ingen problemer, du skal arbejde igennem. Placering detaljer:

Dette gør ikke skal være et selvstændigt afsnit i sig selv, men det er værd at afklare nogle af detaljerne for at undgå enhver mulig forvirring. Hvor er stillingen placeret? Er det fjernt arbejde? Er det et ni-til-fem job? Vil der være behov for rejser, og i så fald skal medarbejderen have et kørekort eller egen bil? Løn:

Det er ideelt at medtage lønnen eller lønområdet inden for stillingsbeskrivelsen. Dette er også et godt sted at medtage fordele. Nogle medarbejdere vælger en lidt lavere løn end industristandarden, men har så store fordele. Hvis du har plads, skal du inkludere fordele, antal feriedage og andre frynsegoder. Se også: Ting du aldrig bør stille jobansøgere

2. Pligter kandidaten forventes at udføre

Denne sektion er uden tvivl den vigtigste del af jobbeskrivelsen, da pligten præcis beskriver

hvad kandidaten skal kunne gøre, og hvad de vil gøre i denne rolle dagligt. De vil også afsløre mere information om ansvarsniveauet medarbejderen vil have, omfanget af arbejdet og dets kompleksitet. Dette bør hjælpe med at udrydde dem, der ikke kan udføre alle de opgaver, du har brug for af dem.

Hvis du er så usikker på, hvordan du kommer op med en liste over opgaver, men i vid udstrækning kender den rolle, du har brug for at udfylde, her er et par ting, du kan gøre for at hjælpe dig med at tænke det igennem:

Øvelse 1:

Brainstorm en liste over alle de opgaver, der tager meget af din tid, eller tager væk fra Noget vigtigere du kunne gøre. F.eks. Besvarer du alle kundesamtaler, når du virkelig får et bedre afkast for at møde mennesker? Tænk på alle de ting, du kunne delegere. Jot dem ned. Mens du muligvis ikke kan inkludere alle disse opgaver i en stillingsbeskrivelse, kan mange sandsynligvis blive bundet sammen for at passe under en titel. Øvelse 2:

Gå tilbage til din vision eller dine mål. Hvilke ting har du brug for at kunne gøre kompetent for at få dig, hvor du vil hen? Anfør disse opgaver. Nu arbejder du baglæns. Hvilken rolle skal personen være i stand til at opfylde? Når du noterer opgaver, skal du prøve at gøre dem så "aktive" som muligt. I stedet for at skrive en bred liste over generelle opgaver som "kundeservice", "skrivefærdigheder" og så videre, gør opgaverne mere beskrivende.

Dette vil bede dig om at tænke mere dybt om den type hjælp du har brug for, og vil give kandidaten en bedre ide om hvad du leder efter.

En mere forklarende liste over opgaver kan være "svar på indgående telefonsamtaler, kontakt med leverandører og bestil ny lager, skriv pressemeddelelser og opretholde virksomhedens sociale medieprofiler. "Umiddelbart har du en bedre ide om, hvad jobbet vil medføre.

Du kan endda ramme opgaverne på en mere historieagtig måde. Overvej at gå ned ad ruten for "En typisk dag i [indsæt jobtitel her] vil indeholde [en liste over opgaverne]."

Se også: Hvordan ansættes din første medarbejder

3. Prestationsstandarder

En jobbeskrivelse bruges ofte som et middel til en ende: at fylde en åben position.

I virkeligheden er det meget mere end det. Det er en mulighed for arbejdsgiveren at udforme sine forventninger og er det første dokument, der kan bruges som grundlag for at måle resultater.

Overvej:

I løbet af seks måneder, når din medarbejder beder dig om en rejse, hvordan vil du vide om du skal give dem en eller anden? Hvis de har gjort alt, hvad der kræves af dem og gået ud over, forudsat at der ikke er finansielle eller pengestrømme problemer, måske vil du give dem en hæve til at belønne deres indsats og tilskynde dem til at fortsætte med at gøre gode ting. Men hvis de ikke har gjort det godt nok, er det en god tid at bruge jobbeskrivelsen til at forklare, hvorfor du ikke vil give dem en hæve eller fremme dem.

Begynd at tænke på jobbeskrivelsen som et træningsredskab. Hvilken viden, færdigheder og evner skal din medarbejder have for at kunne fuldføre alle deres opgaver til det bedste af deres evner? Hvis de endnu ikke har disse færdigheder, beskriver jobbeskrivelsen, hvad de skal arbejde hen imod, og vil give dig noget at bruge, når det er tid til at evaluere deres præstationer.

Af klarhedshensyn skal du adskille dette afsnit ind i en liste over sine egne. For eksempel:

Præstationsstandarder

Alt kundeorienteret, skriftlig kommunikation forventes at være fejlfri og grammatisk korrekt.

Kendskab til Quickbooks regnskabssystem er afgørende

• Arbejd godt og samarbejde med holdmedlemmer
• Hvad er der næste?
• Hvis du stadig ikke er sikker på, hvor du skal starte, er et godt første skridt simpelthen at komme ud derfra og begynde at læse lignende jobbeskrivelser for den position, du vil udfylde.

Søg LinkedIn, tjek ud af populære jobsider som Monster og Indeed, og tag et kig på konkurrentens websteder eller andre lignende forretningssider, måske i nabolande. Du kan endda prøve Glassdoor.com for at finde ud af, hvilke lønninger folk i dit område betaler for en lignende position.

Når du har en god fornemmelse af, hvad du skal medtage og hvordan man skriver beskrivelsen, skal du følge det " essay format "vi anbefalede tidligere. Skriv dit skeletramme, og udfyld derefter alle detaljerne.