6 Værktøjer til at hjælpe dig med at styre et fjernt team |
Using Microsoft Teams for campaign and event management
Indholdsfortegnelse:
Omkring 67 procent af virksomhederne tillader nogle ansatte at arbejde hjemmefra til lejlighedsvis og 38 procent giver medarbejdere mulighed for at arbejde eksternt med jævne mellemrum. Fordelene ved en fjerntliggende arbejdssituation er ret indlysende for medarbejderne, men der er også flere fantastiske frynsegoder for deres arbejdsgivere.
Undersøgelser viser, at fjernarbejdere ofte er mere produktive og mere tilfredse med deres job. Virksomheder sparer også overheadomkostninger for kontorartikler, rum og computere, når de beskæftiger fjerntliggende arbejdstagere, der bruger deres hjemmekontorer til at udføre deres daglige opgaver.
Men når dine medarbejdere arbejder fjernt, hvordan kan du bedst kontrollere deres arbejde, styre deres projekter og brainstorm sammen? Heldigvis gør teknologien det nemt, og du kan starte med disse seks onlineværktøjer.
1. Internet Speed Tool
Ifølge en rapport fra Washington Post kan internethastigheden knyttes til produktivitet. Undersøgelsen forklaret i rapporten viste, at stater med en høj gennemsnitlig internethastighed også havde et højere BNP pr. Indbygger, mens stater med en lav gennemsnitlig internethastighed viste lavere BNP pr. Indbygger.
Dine medarbejdere har brug for pålideligt internet med høj hastighed til vær produktiv at arbejde hjemmefra. Den mængde internethastighed, som hver medarbejder kræver, afhænger af deres daglige opgaver. Få dine medarbejdere til at bruge et internethastighedsværktøj til at sikre, at de har en internethastighed, der er høj nok til at dele store filer, bruge online-programmer og vært videokonferencer. Det er et gratis værktøj, som er nemt at bruge og hjælper dig med at måle dit teams internetbehov.
Værktøjet vil tage dine medarbejdere gennem en række spørgsmål, der skal samle oplysninger om deres internetbrug. I slutningen af spørgssekvensen får dine medarbejdere et nummer til deres anbefalede internethastigheder. De kan derefter tage dette nummer til deres respektive internetudbydere for at sikre, at de har tilstrækkelig internethastighed til at håndtere deres personlige og professionelle internetforbrug og undgå tider.
2. Google Drive
Undersøgelser har vist, at det tager gennemsnitsarbejderen otte søgninger at finde de rigtige dokumenter og oplysninger, de har brug for til at gennemføre en given opgave. Denne proces bliver endnu mere frustrerende for fjernarbejdere, som ikke hurtigt kan løse et problem ved at komme til dit skrivebord for at identificere, hvor et dokument kan findes. Derfor sender flere versioner af dokumenter til flere holdmedlemmer en katastrofe, der venter på at ske.
Google Drive gør det nemt at oprette filer og samarbejde i realtid. Du og dine medarbejdere kan se hinandens redigeringer, tilføje kommentarer og arbejde på samme dokument samtidigt. Når en medarbejder gemmer filer i deres drev, kan de få adgang til dem på en hvilken som helst enhed.
Google Drev er gratis at bruge til alle med en Gmail-konto, og der er ingen grænse for antallet af medarbejdere.
Se også: Hvordan at ansætte din første medarbejder3. Trello
Undersøgelser viser, at for hver $ 1 mia. Investeret er 122 mio. USD spildt på grund af projektets underperformance. Derfor er effektiv projektstyring absolut nødvendig for ethvert hold, der søger at optimere effektivitet og rentabilitet.
Projektledelse er nødvendig for ethvert hold, men det er især praktisk, når dit team arbejder eksternt. Trello er et effektivt projektstyringssystem, der gør samarbejdet nemmere. Ved hjælp af Trello's boards kan du oprette trin, tildele opgaver til gruppemedlemmer og kortlægge dit teams fremskridt.
Der er ingen medlemsbegrænsninger, og appen er gratis, så du kan bruge den på din computer, smartphone eller tablet. Hvis du vil integrere med Evernote, MailChimp, Google Drive, Dropbox og andre værktøjer, er en Business Class-indstilling tilgængelig til en månedlig gebyr på 9,99 USD pr. Bruger.
4. HipChat
Når dine medarbejdere arbejder fjernt, går du glip af fordelene ved direkte ansigtstid og interaktion. HipChat, en chat-applikation til virksomheder, giver dig og dine medarbejdere video eller tekstchat, overfører filer, deler skærmbilleder og meget mere. Når hele dit team bruger HipChat, vil det føle, at alle arbejder sammen på samme kontor.
Basisversionen er gratis for ubegrænsede brugere, og hvis du vil have videochat, skærmdeling og andre avancerede funktioner, er HipChat Plus tilgængelig for en månedlig pris på $ 2,00 pr. bruger.
Du kan også planlægge en-til-en-møder mellem medarbejdere og ledere ved hjælp af denne app, hvilket vil være vigtigt for dig at gøre mindst en gang om måneden for at røre baser med hver af dine eksterne teammedlemmer. Hvis du ikke er helt sikker på, hvad et succesfuldt mønt vil være, vil Tiny Pulse tilbyde en fremragende vejledning til, hvad der skal diskuteres under månedlige individuelle møder med dine medarbejdere.
Se også: Hvad definerer din virksomhed Kultur?5. Tidlige
Case studies om organisationer, der har implementeret tidssporing, har vist, at ved at bruge en tidssporingsmetode til at holde tabs på, hvordan medarbejdere bruger deres tid, er det ikke kun gavnligt for ledere at forstå, hvad en gennemsnitlig dag ser ud til deres medarbejdere, men at Det kan også betydeligt øge medarbejderproduktiviteten.
Det er svært at spore fjernarbejdernes timer og overvåge, hvor længe det tager dem at fuldføre opgaverne. Med Timely løbe i baggrunden af dine holdmedlemmers computere kan du opretholde en digital log over alle projekter. Du kan indstille færdiggørelsesmål, sammenligne optagetid med skøn og organisere projekter baseret på deres prioritet.
Hvis du vil administrere alle dine holdmedlemmer på samme konto, er Professional-planen tilgængelig til en månedlig gebyr på $ 14,00 pr. Bruger.
6. RealtimeBoard
Rapporter viser, at medarbejdere, der er stærkt engagerede i de organisationer, de arbejder langt, er 87 procent mindre tilbøjelige til at forlade end medarbejdere, der føler sig ude af deres virksomheder.
Selvom det er lidt vanskeligt at sikre, at dine offsite-medarbejdere er forlovet at finde en måde at hjælpe dem med at føle sig som en del af din virksomhed vil være et vigtigt skridt i at forhindre en høj omsætningshastighed blandt dit fjerntliggende team.
At arbejde eksternt kan være mindre stressende end pendling, men du går glip af vandkøler samtaler og whiteboard brainstorming sessioner. Ser som en virtuel whiteboard, er RealtimeBoard en visuel samarbejdsprogram, der giver en digital version af disse holdbinding muligheder. I realtid kan du oprette diagrammer, undersøgelser, brainstorm, tilføje klistermærker og meget mere. App'en er gratis for op til tre medlemmer, og planerne starter med $ 40,00 pr. Måned for fem medlemmer.
Managing et fjernt team kan være udfordrende, men at investere i teknologi kan gøre det nemmere at samarbejde, kommunikere og spore produktivitet. Tilføjelse af nogle få af disse værktøjer hjælper med at strømline dine forretningsaktiviteter og gøre dit fjernteam til en mere samarbejdsvillig og produktiv arbejdsstyrke.
