Til tømmer eller ikke at ødelægge? Registrering for nye virksomheder |

Start din egen virksomhed er et spændende første skridt i skibets verden. Det er også begyndelsen på dit forhold til IRS.

Du er juridisk forpligtet til at holde regnskaber til rådighed for IRS 'skyld. Men hvilke skal du holde fast i, og hvilke er bare ekstra office clutter?

På online bookkeeping service Bench er vi eksperter, når det kommer til de finere nuancer, der sporer din økonomi. I denne vejledning ser vi på hvilke poster du skal holde, hvor længe du behøver at beholde dem, og et par effektive metoder, du kan bruge til at holde dine poster organiseret.

Se også: Kan jeg regne med dette? En regnskabsfører forklarer verden af ​​afskrivninger

Hvilke skatteposter skal jeg beholde?

Hvis du er selvstændig eller ejer en lille virksomhed, kræver IRS dig at holde dokumentation, der understøtter kravet om indkomst, fradrag, eller kredit vises på din formular for tilbagelevering. Dette viser at du har fortjent det, du har fortalt IRS du har tjent, eller købt, hvad du fortalte IRS du købte.

Generelt skal dokumentationen du behøver omfatte:

• Kvitteringer
• Bank- og kreditkortopgørelser
• Regninger
• Annullerede checks
• Fakturaer
• Bevis på betalinger
• Regnskaber fra din bogholder
• Tidligere skatteangivelser
• W2 og 1099 formularer
• Eventuelt andet dokumentation, der understøtter en vare af indkomst, fradrag eller kredit angivet på din selvangivelse

Husk, dette er ikke en omfattende liste. Din virksomheds art og juridiske struktur vil påvirke, hvilke registreringer du skal holde for IRS.

Bevisbyrden er på dig, virksomhedsejeren, at fremlægge alle nødvendige dokumenter. Så, når du begynder at registrere, skal du adlyde dette enkle princip: Hold alt.

I tilfælde af en revision er din første forsvarslinje kvitteringer og skatteposter. Lagring af dem alle vil maksimere dit beskyttelsesniveau. Også ved at holde dine kvitteringer garanterer du, at du vil kunne kræve eventuelle skattefradrag, du skylder.

Se også: 7 Bogføringsvaner, hver bør vedtage

En mulig undtagelse: $ 75-reglen

Der er nogle udgifter, som Du er ikke lovligt forpligtet til at holde kvitteringer. F.eks. Kræver IRS ikke, at du skal beholde kvitteringer for rejser (minus logi), underholdning, gaver eller transport, så længe følgende gælder:

• Udgiften, der ikke inkluderer logi, er mindre end $ 75
• Udgiften er til transport, og en kvittering er ikke tilgængelig.

Husk dog, at i tilfælde af en revision kan enhver omkostning stilles til tvivl - selv dem under $ 75.

For mere information, se nærmere på IRS 'retningslinjer for at bevise udgifter under $ 75.

Se også:' s Accounting Cheat Sheet

Hvor lang tid skal du beholde dine skattejournaler

Treårsreglen:

Planlæg at holde din skat optegnelser i tre år efter datoen for indleveringen af ​​afkastet eller fra forfaldstidspunktet for afkastet (hvilket tidspunkt der er senere). Hvis du returnerer tidligt, behandles det som om det er indgivet på forfaldsdagen.

Denne treårsregel kommer til os via Statutten for Begrænsninger, hvilket er den periode, hvor du, skatteyderne, kan ændre din selvangivelse - eller hvor IRS kan revidere selvangivelsen. Når tidsbegrænsningerne udløber, er du ikke længere forpligtet til at opbevare skattejournaler for den pågældende periode.

Undtagelser fra treårsreglen:

Som altid er der undtagelser fra denne regel. I nogle tilfælde skal du holde fast i optegnelser, der er længere end de tre år statutten for begrænsninger krav. Undtagelser omfatter:

Uforpligtede værdier og værdiløse værdipapirer: Hvis du fratræder omkostningerne ved en af ​​disse på dine selvangivelser, skal du holde posten i syv år.

Udelad indtægt: Hvis du ikke rapporterer indkomst til IRS, og det er mere end 25 procent af bruttoindkomsten, der er angivet ved dit afkast, opbevares i seks år efter datoen du indgav eller forfaldsdatoen for afkastet, hvilket tidspunkt som helst senere.

Arbejdsdokumenter: Arbejdsfortegnelser skal opbevares fire år efter, at den relevante lønningsafgift er forfalden eller betales - hvilken som helst senere.

Svigagtige afkast: Hvis du udfylder en retur svigagtigt, ville du bedre holde fast i det. Der er ingen lov om begrænsninger af afkast, der vildleder IRS.

Ejendomsposter: Du bør holde registreringer forbundet med ejendomsretten i løbet af lovens begrænsning - tre år - efter at ejendommen efterlader din besiddelse.

Hvad angår ejendomsregistre, skal du holde fast i dokumentation som handlinger, titler og prisgrundlag. Dette giver dig mulighed for at beregne eventuelle afskrivninger, afskrivninger eller fradrag, samt faktor gevinst eller tab, når du sælger eller afhænder ejendommen.

Se også: 6 Regnskabsmæssige fejl, der sætter små virksomheder i fare

Sådan butikskvitteringer og skattejournaler

Når du har fastslået, hvilke poster du skal holde, og hvor længe er det tid til at oprette et system til at organisere dem.

Heldigvis accepterer IRS digitale dokumenter, så længe de er fuldstændige, nøjagtige gengivelser af originalerne. På forespørgsel skal du kunne fremstille en læsbar, trykt kopi af et givet dokument.

Det betyder, at dagene med at bruge et knuset arkivskab til at gemme dine skatteoplysninger er overstået; Der er en række digitale løsninger, som du kan bruge til at gå papirløst og holde dine poster i orden.

Sikre cloud storage-muligheder som Dropbox, Evernote eller Google Drive giver dig mulighed for at gemme dine dokumenter sikkert online. Når din virksomhed er etableret, skal du overveje at investere i en automatisk højhastighedsscanner, hvis du finder ud af, at du har mange papirer. For at gøre overførslen online mere effektiv, er det også en god idé at gemme en sikkerhedskopi af dine dokumenter, enten på en adgangskodebeskyttet fysisk lagringsenhed eller i en sekundær skydekonto.

Se også: Small Business Accounting 101: 9 Skridt til at få din nye virksomhed på sporet

Bevare optegnelser uden skat

Når du ikke længere behøver at holde fast i et dokument til skattemæssige formål, skal du kontrollere, at du absolut ikke har brug for dem, før du smider dem. Dine kreditorer, advokater eller forsikringsselskaber kan få brug for at holde dem længere, end IRS'en gør.

Hvis du bruger online-opbevaring, i stedet for at slette dokumenter, du ikke længere har brug for, kan du arkivere dem permanent. navigere i de grå områder i forbindelse med registrering af små virksomheder - og oprette et papirløst organisationssystem - vil spare dig for farerne ved kontorryggen, mens du sørger for at du altid spiller efter reglerne.