Small Business IT: Start på højre fod |

Kan jeg være helt ærlig over for dig?

Det er ofte frustrerende at yde it-tjenester til små virksomheder.

Det er især sandt, når den første ting du nogensinde har at høre fra nogen er, når hele kontoret er faldet sammen i et katastrofalt rod.

Jeg mener sikkert, at fra tjenesteudbyderens synspunkt er der penge til redningsindsatsen.

Men der er også den vedholdende nagning troede, at det med de rigtige forberedelser ikke behøvede noget af det her.

Her er indvendig snavs på hvordan man gør det lige fra starten:

Du kan ikke springe over strategi

OK, jeg ved det hvad du tænker.

"Jeg har ikke brug for en it-strategi. Jeg har brug for nogle computere og en internetforbindelse. "

Og du ville have ret. Du kan helt væk med dette - i et stykke tid. De fleste dage vil du dukke op på kontoret, og det vil fungere som dagen før.

Men her er problemet

Uden en strategi er du nødt til at ende med endeløs udskyde nødvendige opgraderinger og udskiftninger til infrastruktur. Du vil også springe over den slags forebyggelses- og vedligeholdelsesarbejde, der stopper små problemer fra at udvikle sig til katastrofer.

Dette kan forvandle sig til en "død med tusind nedskæringer" -situation - små problemer, der holder sig tilbagevendende, fordi de aldrig er ordentligt fastsatte. Teknologens callout-gebyrer og tabte produktivitet vil fortsætte med at tilføje.

De kan også udvikle sig til all-out-katastrofer, der bringer hele virksomheden til slip.

Det er ikke anderledes end at køre en gammel jalopi, der aldrig får en ruteflyvning - du gør det for at spare penge, og alligevel bliver det så dyrt at holde på vejen.

Og på samme måde kan en gammel og dårligt vedligeholdt bil måske bryde ned på vej til lufthavnen kan ubesvarede it-systemer blæse op lige i den travleste årstid.

Uden en it-strategi styrer du ikke it-problemer - du svarer bare på dem, når de opstår.

Angiv en værdi på din produktivitet

En stor del af problemet her er, at du sandsynligvis har en meget bedre ide om, hvad det koster at undgå IT-problemer, end det koster at opleve dem.

Nye hardware-, software- og it-supportkontrakter normalt kommer med klare prislapper. Men medmindre du har sat dig ned og gjort nogle summer, har du sandsynligvis ikke en klar ide om, hvad din nedetid virkelig koster.

Hvor meget bruger du en time på lønninger? Hvor meget i en dag på leje, regninger og marketingomkostninger?

Når dine systemer er nede, stiller du stadig disse omkostninger op. Du har bare ikke noget at vise for dem.

Det hit du tager til omdømme, moral og momentum er sværere at beregne, men stadig meget rigtigt.

Du behøver sandsynligvis ikke at få for in- dybde med dette-du kan aldrig forudse præcis, hvordan et givet problem vil påvirke dig. Bare en grov konvolutide vil hjælpe dig med at bedre din produktivitet.

Men hvis du aldrig sætter dig ned og tænker på, hvad din nedetid virkelig koster, er det sjældent, at du vil drastisk undervurdere det. Du vil løbende undgå og udskyde enhver form for aktiv beslutning om at tage kontrol over dine it-problemer - uden at indse, hvor meget kontanter du bløder på driftsudgifter, da disse problemer besværrer din virksomhed.

Angiv klart ansvar for IT

Måske Den værste del af at have ingen klar IT-strategi er, at du har tendens til at ende med ingen ordentligt ansvarlig for dit it-miljø.

Den mest almindelige måde, som små virksomheder får det forkert på, er at stole på en medarbejder uden formel IT-rolle, men hvem "kender computere."

Den anden måde er at engagere en it-professionel, da problemer opstår.

I hvert tilfælde venter du på ting, der går meget galt, før du tager skridt. Du løser ikke problemer, før de sker.

Lad os se præcis, hvordan dette virker.

Dette vil give mere konkret mening ved at se på, hvordan det kan spille ud i den virkelige verden.

Lad os sige, at efter et par års regelmæssig brug er harddisken i din fil serveren slides ud. Dette er faktisk en af ​​de mest almindelige hardwarefejl i en server.

Derfor holder næsten hver server de samme data på to drev. På den måde skifter man omgående til en anden, og du kan fortsætte uden at miste et sekund af produktivitet.

Serveren sender også en besked til systemadministratoren for at lade dem vide, at drevet skal udskiftes. Der er en god chance for, at serverens drevbåse er "hot swappable" - hvilket betyder at teknikeren kan åbne den og udskifte drevet, mens den stadig kører.

At miste drevet, der holder alles arbejde, er muligvis en total showstop. Men med denne kombination af pæne små innovationer kan den håndteres så smidigt, at resten af ​​kontoret sandsynligvis ikke engang vil se.

Så langt, så godt. Men hvad hvis ingen modtager eller overvåger disse advarsler om at noget er forkert?

Nå er du kun en harddiskfejl væk fra hele dit kontor, der stopper. Din resterende harddisk er lige så gammel og har været genstand for den samme brug, så det øjeblik vil ikke være for langt væk.

Det betyder, at ingen kan gøre noget arbejde, før din tekniker har et frit øjeblik til at erstatte dine døde harddiske og gendanne dine data fra dine sikkerhedskopier. Det er presserende arbejde, så du er sikkert på krogen for et nødopkaldsgebyr eller efterarbejde.

Og her er den skræmmende del: fordi ingen har været klart ansvarlig for noget af dette, kan det også være øjeblikket opdager du, at dine sikkerhedskopier er beskadigede.

Dette er bare en af ​​de måder, hvorpå et mindre spørgsmål om rutinemæssig vedligeholdelse, der ikke er overvåget, kan blive en stressfuld og hidtil kostbar frysning af hele dit kontor.

Det er afgørende for sikkerheden

Computer sikkerhedsbrud er en stigende pris for virksomheder af alle størrelser. I 2017 erklærede milliarder forretningsmand Warren Buffett endda cybersikkerhed for at være den største udfordring for menneskeheden.

Uden klare ansvar for it er der intet klart ansvar for at holde systemer sikre - for at sikre, at software og firewalls er korrekt konfigureret for at holde din operativsystem og din router-firmware patched til sikkerhedsopdateringer.

Med ingen, der går på dette, er et dyrt og stressende sikkerhedsbrud ikke et spørgsmål om, men hvornår.

Ansættelse, kontraktgivning eller outsourcing

Hvis der er mængden af ​​arbejde for at holde dem optaget, kan det være fornuftigt at ansætte en tekniker eller systemadministrator på deltid eller fuldtidsbasis.

Meget få nye virksomheder vil kræve dette arbejde. Her kan det være mere fornuftigt at ansætte en freelancer til at overvåge dine systemer eksternt og at levere on-site-tjenester til det antal timer, du har brug for.

Uanset om du ansætter eller kontraherer, er det vigtigt at engagere nogen med erfaring, der giver dig It-tjenester i et erhvervsklima. Ellers er det alt for nemt at ende med en person, som ikke forstår industriens konventioner og standarder og gør tingene på deres egen underlige og vidunderlige måde. Dette giver dig et IT-miljø, der er helt uforståeligt for enhver anden tekniker. Det er her, hvor det kan være nyttigt at engagere en konsulent til at hjælpe dig med dyrlæge kandidater.

Mange småfirmaer føler, at de har nok at klare sig uden at skulle navigere herom og i stedet vil outsource deres it-support til en ekstern forretning.

Tag kontrol over din IT-infrastrukturlivsperiode.

Look: Når dit IT-miljø er kun dig og din computer, er livscyklusstyring nem. Alt du skal gøre er at købe en computer og bruge den.

Et par år senere bliver det lidt langsomt og kæmper for at følge med de stigende krav til ny software. Det er, når du køber en ny.

Denne "lad os bare se, hvad der sker", går ikke meget godt op. Du begynder at løbe ind i problemer i et mere komplekst miljø, som f.eks. Et klient / server netværk.

Brydelser forårsager afbrydelser og nedetid.

Desværre betyder udskiftning af ting en ad gangen normalt at vente, indtil de til sidst bryder. Det betyder, at hver enkelt vare du køber får mulighed for at afbryde din arbejdsdag - og måske i værste fald.

Afbrydelserne og tabte produktivitet er ofte meget dyrere end selve hardware. Du kan også løbe yderligere omkostninger ved at betale et callout-gebyr til din tekniker, hver gang noget skal udskiftes.

Dit IT-miljø vil vokse mere usædvanligt og komplekst

I takt med at årene går på, er det større problem med at erstatte alt en ad gangen er det for at holde alle de små stykker og taler med hinanden, vil dit IT-miljø gradvis akkumulere underlige en-of-a-kind konfigurationer og hurtigreparationer, der ender med at hænge sammen i årevis. Dit IT-miljø bliver mere idiosynkratisk, det bliver meget vanskeligere for teknikere at forstå. Grundlæggende opgaver bliver meget mere tidskrævende - på den ene eller anden måde betaler du for den tid.

En af de mest foruroligende dele af dette er, at du ender med at stole på gammel software og gamle protokoller - det kan betyde at vedligeholdelse af sikkerhedsopdateringer kan stoppe din software i at virke eller kan stoppe dine maskiner i at snakke med hinanden.

Nogle virksomheder i denne situation ender ikke med at anvende sikkerhedsopdateringer, så de er åbne for ransomware. I 2017 har de to værste ransomware-angreb både rettet mod en sikkerhedsproblem, som Microsoft allerede havde patcheret.

Ved at have en klar erstatningsdato for din infrastruktur kan du undgå nogle alvorlige hovedpine i de kommende år.

Planlægge en tid til Udskift din infrastruktur.

En af de gode ting om at tage kontrol over infrastrukturens levetid er, at udskiftningstider ikke længere er tvunget på dig. Du kan planlægge det for årets del, når der.

For mange virksomheder vil det være om sommeren, når dine medarbejdere og kunder er ude på ferie. Men hvis sommeren er din travleste tid, kan vinteren måske være bedre.

Selvfølgelig er den langsomme del af året også, når pengestrømmen er strammest. Men ved at vide år i forvejen, når alt skal udskiftes, har du tilstrækkelig tid til at budgettere.

Før du går til denne tid, bør du sætte dig ned med din tekniker for at planlægge din migration korrekt til ny infrastruktur. Hvis resten af ​​dit kontor ikke er helt lukket i løbet af migreringen, kan du også overveje måder at holde dine medarbejdere produktive på nuværende tidspunkt.

Skriv politikker for it-sikkerhed og gendannelse

IT-sikkerhed handler om mere end bare korrekt konfigureret og opdateret software. Mange angreb retter sig mod den menneskelige sårbarhed - ved at narre brugere til at køre ondsindet kode eller ved at springe gætte kodeord.

Selvfølgelig kan du selvfølgelig stadig brænde. Du skal også være forberedt på det.

Skol dit personale på phishing og spyd phishing

Phishing-angreb maskerer som legitime e-mails for at narre folk til at køre ondsindede vedhæftede filer. I stigende grad er virksomhederne også rettet mod "spear phishing" -et slags phishing-email, der er skrevet til at målrette mod en bestemt person.

Du skal træne dine medarbejdere for at genkende disse trusler. Sørg for at have en faktisk samtale om dette, snarere end blot at få dem til at underskrive et dokument for at sige, at de forstår virksomhedspolitikken.

Ikke bare antage, at disse ting er indlysende. Det kan synes at være indlysende for dig, men ikke alle har samme niveau af viden. Disse angreb vedvarer kun, fordi nogle af de tid de arbejder.

Interne og eksterne kodeordspolitikker

Stadig mere kraftfuld computerhardware gør det endnu nemmere at knække adgangskoder.

Hvis du ikke angiver adgangskodepolitikker, er det sandsynligt, at begge du og dine medarbejdere har valgt noget usikkert. Gode ​​adgangskoder skal være mindst 10 tegn i længden og ikke overdrevent afhængige af almindelige ord. De skal også være unikke.

Da det kan være svært at huske mange passwords, der opfylder disse betingelser, kan du overveje at bruge en adgangskodeadministrator. Vi bruger LastPass, men nogle af de populære alternativer gør meget samme ting.

Disaster Recovery Plan

De fleste virksomhedsejere er klar over, hvor vigtigt det er at have sikkerhedskopier. Men færre forstår behovet for en katastrofeberedskabsplan - et dokumenteret sæt procedurer, der skal følges i tilfælde af større katastrofer som ransomware, indbrud eller oversvømmelse.

Når disse katastrofer rammer, koster hvert tikkende sekund af tabt produktivitet dig penge. Du vil ikke virkelig bruge denne gang til at udforske, hvad du skal gøre næste gang, og det er for sent at identificere eventuelle ekstra forberedelser, du burde have taget.

Katastrofegendannelsesplaner bør revideres, da dit it-miljø ændrer sig og vokser.

Det handler om at undgå hovedpine, mens du vokser.

De fleste af os har brugt en stor del af vores liv ved hjælp af computere hjemme, på skolen, på universitetet og på arbejdspladsen uden at tænke på, hvad vores strategi er. Vi tænder bare for det og begynder at bruge det for at få det gjort.

Denne holdning er fint i mange situationer, men hvis det er, hvordan du styrer dine it-behov i en ny virksomhed, sætter du dig op for stress, omkostninger og hovedpine. Den gode nyhed er, at dette kan undgås.

Ved at planlægge, hvem der har ansvaret for din it, hvor lang tid du forventer at vare, hvordan dine medarbejdere skal bruge det, og hvad man skal gøre, når tingene går galt, kan du give Din nye forretning er den bedste chance for succes.