Planlægning Ikke Regnskab |

I 1994-filmen Stargate med James Spader og Kurt Russell, havde nogle fiktive freaker i naturen åbnet en mærkelig lysport mellem to dimensioner. På den ene side var verden som vi kender den. På den anden side, en mærkelig fremmede verden, som intet vi nogensinde havde set.

Forskellige dimensioner

I dag er en anden stargate, hvor to dimensioner mødes. Og i dette tilfælde er det ikke science fiction, det er lige så rigtigt som erhvervslivet selv. Et af disse dimensioner er bogføring. Den anden planlægger. De mødes i dag.

I princippet går det sådan: Regnskabsafslutningen slutter i dag og går tilbage i fortiden. Planlægningen starter i dag og går frem i fremtiden.

Hvis det ser ud som teoretisk eller konceptuel, måske lidt upraktisk, tænk igen. Dette er vigtigt. Det kan spare dig unødvendigt hovedpine og stress. Det hjælper med at holde dig i den rigtige dimension, idet du forstår, at de økonomiske fremskrivninger i din forretningsplan ikke er beregnet til at blive bygget i uhyggelige detaljer.

Et simpelt eksempel

Tag balancen her, en prøve taget fra Wikipedia. Den såkaldte balance er en standard finansiel rapport med notering af aktiver og passiver og kapital i en virksomhed i slutningen af ​​en bestemt dag, måned, år eller hvad som helst. Aktiver er gode, ting du ejer som kontanter og jord, eller penge skyldige til dig som kundefordringer. Forpligtelser er gæld, penge du skylder, og derfor ser du ting, der er "betales" - hvilket betyder at du bliver nødt til at betale dem - som forpligtelser. Kapital er hvad der er tilbage. Det hedder en balance, fordi det er magisk, det magiske i dobbelt bogføring, aktiverne er altid nøjagtigt de samme som forpligterne og hovedstaden.

0

Del dette billede

mere

Slingpic

Powered by

Er dette som regnskabsrapport eller en projektion i en forretningsplan? Du kan ikke fortælle det. Det ser ud på samme måde, hverken. Men i sandhed er de forskellige dimensioner.

Regnskab samler oversigter over transaktioner

Regnskab går tilbage fra i dag til fortiden i stadig større detaljer

Hvis det er regnskabsmæssigt, så er hvert nummer vist der faktisk en opsummeringsrapport af en database fuld af transaktioner. Kontantsaldoen er som din checkbook balance, det er resultatet af at tilføje alle indskud og trække alle checks ud. Hvad de kalder kundefordringer er summen af ​​alle de beløb, der skyldes alle de forskellige kunder, en rapport fra hundredvis, måske tusindvis af forskellige transaktioner. Du laver et salg, laver en faktura, venter på at blive betalt, så får du endelig betalt, registrerer transaktionen, debitkontanter og kreditkonti tilgodehavender og så videre gennem en samling af specifikke transaktioner. De $ 52.000 rapporterede som jordværdi kan være hvad du har betalt for jord, men det kan være opløsningen af ​​snesevis af jordtransaktioner, salg af nogle, køb af andre, og det er balancen.

Forpligtelser, som aktiver, er bygget fra bunden op i regnskab ved at holde styr på alle transaktioner og opsummere slutresultatet. Noter, der kan betales, kan være dusinvis af små handelsregninger, der sidder på et spike et eller andet sted, eller et lån fra banken. I så fald er det relateret til startlånet minus summen af ​​alle hovedstolpenge.

Jeg håber du får ideen: Bogføring er en enorm samling af sammenfattede tidligere transaktioner. Fokuser på et hvilket som helst nummer i en regnskabet, og du skal kunne zoome ind på flere detaljer ned til hver enkelt transaktion.

Planlægning gør rimelige uddannede guesses

Planlægning går frem fra i dag til fremtiden i stadigt voksende resumé og aggregering.

Overvej nu, hvis du vil, den samme illustration som en del af en forretningsplan, og foretag et estimeret gæt om, hvad saldoen vil være to eller tre år fra nu. Prøv ikke engang at tro, at du vil estimere penge ved at estimere detaljerne i tusindvis af transaktioner og tilføje dem. Du vil ikke estimere aktiver ved at gætte hvad du skal købe, og når (for ikke at nævne afskrivninger, så lad det lade mig gøre). Du vil ikke estimere gæld ved at gætte, når du tog ud hvert lån, præcis hvad du købte, og hvornår. Nej, det er umuligt og fjollet. Du vil finde en måde at gætte dine penge på, dine aktiver, dine forpligtelser, baseret på større uddannede gæt, der er logisk forbundet med de store strømme, som salg.

Vi arbejder senere sammen om, hvordan du kan foretage rimelige skøn, men for illustrations skyld har jeg nogle eksempler for at forklare forskellene i dimensioner:

• Tilgodehavender betyder penge, som du skylder af kunder. Du laver salget, men du leverer en faktura og venter på at blive betalt; det er den måde, det går i business-to-business-salg. Så du skal gætte, hvor mange penge der vil blive der, på vigtige punkter i fremtiden, og venter på at blive betalt. Hver dollar i kundefordringer er en dollar mindre kontant, fordi den blev bogført som salg, men du har ikke pengene. Du forsøger dog ikke at gætte alle de specifikke salgstransaktioner med alle de specifikke kunder og tilføje dem alle sammen og finde ud af, hvor samlet det vil være to eller tre år fra nu. I stedet gætter du på, hvilken procent af salget der involverer fakturaer og venter, og så gætter du på, hvor mange dage i gennemsnit du skal vente, og du kan gøre nogle tricks til at uddanne dig.
• Du gætter ikke på hvad du kommer til at skylde ved at tilføje alle de forestillede regninger fra nogle gættede - ved fremtidige køb. I stedet estimerer du, hvor meget du betaler i udgifter som et spørgsmål om procentsatser af salg og lønning eller noget, så skøn over en måneds værd af det som gæld.

Jeg vil ikke belabor eksemplerne fordi jeg tror det er allerede nok til at gøre point. Du skal lave nogle logiske gæt.

Hvorfor går det her?

Top down vs. Bottom Up

Hver gang jeg støder på nogen, der forsøger at styre minutdetaljen af ​​forventede rentekostnader for at give mulighed for flere forskellige lån med forskellige priser og vilkår som led i en forretningsplan. Eller der er nogen, der forsøger at gætte aktiver ved at gætte de detaljerede købsdatoer og værdier. Og så er der folk, der forsøger at projisere fremtidige kundefordringer ved kunden, gætte hver kundes fremtidige salgs- og betalingsmønstre.

Problemet er selvfølgelig, at det er virkelig svært at gøre. Du kan bruge en levetid beregning detaljer og aldrig komme så tæt som du ville med et godt skøn.

Sammenlign sikkerhedsniveauerne: lad os sige, at renten normalt er en procent eller to af de samlede udgifter, og udgifterne er normalt noget som to- tredjedele af salget. Hvis dit salg estimat for fremtidige år er inden for 5% på en måde, gør du det bedre end de fleste. Hvor forkert kan du gå med en simpel estimeret rentesats, og hvor meget påvirker dit fremskrivninger? Taler vi ikke om små procentsatser af omkostninger i et system, der skal estimere andre elementer, der har hundredvis af usikkerhed?

Her er et eksempel med tal: Et selskab planlægger at sælge 1 million dollars og har en rentekost på $ 10.000. Omfanget mellem plus eller minus 5% i salget er $ 100.000, fra $ 950.000 på den lave ende til $ 1.050.000 på den høje. Så hvis du savner den forventede rente med $ 2000? Eller måske $ 5.000? Din fremskrivning afhænger af estimering af salg, salgsomkostninger, alle omkostninger, plus strøm af aktiver og passiver. Der er meget usikkerhed i dette system, nødvendigvis, det er en del af processen. Til sidst vil du klare usikkerheden ved at spore dine resultater hver måned og kontrollere forskellen mellem hvad du planlagde og hvad der faktisk skete, Jeg foreslår, at vi tænker på dette i et øjeblik. Er det fornuftigt, at forretningsplanlægning handler om at fremstille fremtiden, så præcist at det ikke er godt nok at bruge en simpel gennemsnitlig beregnet rentesats på dine forventede forpligtelser? Har du virkelig tid til at modellere den detaljerede virkning af flere hypotetiske renter på flere hypotetiske lån som led i en fremskrivning, der afhænger af en forventet salgsforventning?

Planlægning er at træffe beslutninger, fastsætte prioriteter og ledelse. Regnskab er også for information og ledelse, selvfølgelig, men der er juridiske forpligtelser i forbindelse med skatter. Regnskab skal nødvendigvis gå meget dybt ind i detaljer. Planlægningen kræver en balance mellem detalje og koncept, fordi der er tidspunkter, hvor for meget detaljer ikke er produktive.

Gode ​​nyheder: Det gør ting nemmere

Dette er virkelig gode nyheder til forretningsplanlægning. Hvad det betyder er, at du ikke skal male et billede af din økonomiske fremtid ved at angive hver mursten i hver bygning. Du kan gøre det med en bred børste. Det gør det ikke mindre realistisk, det gør det normalt mere realistisk, i hvert fald det er det, jeg har set, mens jeg arbejder med tusindvis af mennesker på tusindvis af forretningsplaner.

Vi er mennesker. Vi arbejder bedre på at forestille os fremtiden i målestok end at bygge det mursten med mursten i vores sind.

Regnskab kan aldrig være forkert. Forretningsplaner er altid forkerte (ikke at de ikke er nyttige - det er ligesom at gå eller styre, værdien er i korrektion og styring af hvor og hvorfor de tager fejl, men det er et andet kapitel.)

En endelig Advarsel

Forskellen mellem planlægning og regnskab er særligt svært for veluddannede revisorer at håndtere. De lærte at bygge rapporter fra bunden og fra detaljen, og det kan køre dem skøre, når man laver skøn ved hjælp af procentdele og algebra og almindelig sund fornuft for noget, de har lært at bygge op fra omhyggelige detaljer.

Mere vigtigt end at køre dem vanvittigt er det desværre, at nogle gange dette dimensionelle ubehag kan gøre revisorerne så ulykkelige, at de vil sige, at dine estimater er forkerte. I disse tilfælde misforstår de ofte, hvad det betyder at fremstille fremtiden sammenfattende i stedet for at tælle detaljerne i fortiden. Tilgiv dem, de mener det godt; men lad dem heller ikke køre dig. Hold dig til planlægningen.