Hvorfor ignorerer cash flow kan dræbe din lille virksomhed

Virksomheder står over for mange forhindringer, især når de lige er kommet i gang, og pengestrømmen er tæt på toppen af ​​listen. Selv for rentable virksomheder kan det være en udfordring at sikre, at flere penge kommer i hver måned, end der går ud. Beholdning, tilgodehavender, leverandørkontrakter og lønningslister skal alle forvaltes effektivt, så virksomhederne ikke taber den nødvendige investering og vækst på grund af mangel på arbejdskapital.

Vi spurgte Jeremy Office, en Delray Beach, Florida-baserede rigdom rådgiver for iværksættere og et medlem af vores websted Ask a Advisor netværk, om måder virksomhedsejere kan styre deres cash flow og vokse deres virksomheder.

Hvorfor er styring af pengestrømme vigtig for små virksomheder?

Styring af pengestrømme er afgørende for, om en virksomhed lykkes. Statistik viser opadgående af 50% af virksomhederne fejler. I mange tilfælde er disse rentable virksomheder, men de lukker deres døre på grund af dårlig kontantstrømshåndtering. Mens de primære bekymringer er indlysende, som for eksempel at mødes løn eller betale en leverandør, er det rippel- og samlingseffekten af ​​konsekvent dårlig kontantstrømshåndtering, der kan være virkelig skadelig.

Her er et alt for ofte scenario: Bob's Dry Cleaning er en rentabel forretning, så Bob beslutter at foretage en forskud på et nyt udstyr. Han er dog ikke opmærksom på pengestrømme, og de penge, han brugte på udstyret, var nødvendig for lønnen den uge. Han har ikke kontanter og undlader at møde lønningslisten (dette var ikke første gang), så hans pickup / leveringsdriver afslutter. Bob er i panik og skifter sit fokus til afhentning / levering for at udfylde tomrummet samtidig med at han prøver at finde en ny driver. Bob har ikke tid til at ringe til andre konti for at indsamle tilgodehavender rettidigt, så et par flere betalinger forsinkes.

I mellemtiden er Bobs største klient ulykkelig, fordi hans leverancer er forsinket, og han beslutter at finde en anden leverandør. Den næste løncyklus ankommer, og den er dobbelt så stor nu. Samtidig er lejen også forfalden, og Bob har en ny betaling skyldig på det købte udstyr, han lavede. Bob kan ikke gå to cykler uden at betale sine medarbejdere, så nu er Bobs tid brugt til at forvalte forsinkede betalinger til sin udlejer og udstyrsleverandør og forsikre dem om, at han betaler ASAP.

Bob forsøger voldsomt at forstå, hvem der skylder ham penge og kalder dem for at blive betalt. Han har ingen tid til at fokusere på at få nye konti, så hans salg begynder at falde. Bob begynder at miste klienter, fordi leveringsdriveren han har hyret ud af desperation ikke har haft den rette træning og blander alles tøj op. Før Bob ved det, forbruges han af sin forretning og ved ikke, hvad han skal fokusere på. Hans engang rentable forretning er nu på vej mod at lukke dørene, fordi han ikke længere har indtægterne til at støtte sin månedlige forbrænding.

En lille virksomhed, der skal implementere en ny strategi - for eksempel at øge beholdningen til ferien, ansætte nye medarbejdere, implementere ny teknologi eller købe nyt udstyr - kan gøre det hurtigere og have overbevisning i sin beslutning, hvis den forstår konsekvenserne og planerne for pengestrømvirkningen. Cash crunches er uundgåelige for en lille virksomhed, men det er meget lettere at overvinde, når virksomheden forventer og har rigelig tid til at finde en beslutning.

" MERE: Sådan får du arbejdskapital til små virksomheder

Hvad skal små virksomhedsejere holde sig for at beregne kontantstrømmen mest præcist?

De bør holde fokus på faktiske snarere end hypotetiske data. Små virksomhedsejere træffer ofte beslutninger baseret på forventningen om at modtage kontanter i fremtiden, og når det ikke sker, kan det sætte dem i en cash crunch. Dette er ikke at sige, at du ikke bør tage højde for fremtidige kvitteringer (da dette er vigtigt i modellering af pengestrømme), men du bør være realistisk, hvornår sådanne kvitteringer vil blive modtaget. Hvis en faktura, der skyldes dig, skyldes i 30 dage, men kunden har altid betalt 15 dage for sent, skal du oplyse den ekstra forsinkelse, når du projicerer kontantstrøm.

Det er vigtigt, at småfirmaere løbende overvåger deres cash flow-proces for at sikre, at deres forventninger er i tråd med, hvad der rent faktisk sker. Dette vil bidrage til at opbygge overbevisning og afhængighed af processen.

Hvad er nogle enkle værktøjer, som små virksomheder kan bruge til at spore deres pengestrømme?

Værktøjer til styring af pengestrømme er rigelige og varierer afhængigt af de nødvendige oplysninger, den nødvendige tekniske ekspertise og niveauet for automatisering. Forskellige websites dedikeret til små virksomheder, sammen med kendte forretningsapplikationer som Microsoft Office og Google Docs, har skabt standardiserede skabeloner, der kan downloades gratis. I de senere år har der været forskellige softwareplatforme og applikationer, der har fundet sted for at hjælpe med at håndtere pengestrømme. En simpel Google-søgning vil give en lang række platforme, herunder Pulse, Float og Up Your Cash Flow. Og mange af de førende regnskabsprogrammer er begyndt at indarbejde kontantstrømstyringsværktøjer (f.eks. QuickBooks 'cash flow forecast report).

Hver mulighed har sine egne styrker og svagheder, og en lille virksomhed bør basere sin beslutning på det værktøj, som den finder mest effektive. Et værktøj er kun gavnligt, hvis de oplysninger, det giver, fører til brugbare resultater, så hvis en lille virksomhed finder ud af, at et værktøj er for komplekst, eller det ikke er i stand til at trække gavnlig information, skal ejeren søge efter en anden løsning.

Generelt er det en god idé at ansætte en uafhængig konsulent for at etablere rammerne og lære virksomhedsejeren, hvordan man kan udnytte pengestrømme. Dette giver en ressource at ringe med spørgsmål og fører til en dybere forståelse.

Jeremy Office er en rigdom rådgiver for iværksættere og chef for Maclendon Wealth Management, der ligger i Delray Beach, Fla.