Sådan foretager du din virksomhed før skatssæson |

At gøre forretningskatter kan være svært for nye s. I denne artikel deler jeg klogere og hurtigere måder at registrere dine udgifter på og holde styr på dine kvitteringer og andre vigtige dokumenter til dine skatter. Hvert af disse tips er nemt at implementere og bør hjælpe med at gøre skat tid til en brise!

Tip # 1: Brug regnskabssoftware til at holde styr på forretningsomkostningerne

En af de ting, som mange mindre virksomhedsejere kæmper med, forbliver på øverst på deres bogføring i løbet af året. Hvis du ikke bruger en regnskabssoftware som QuickBooks eller Xero, sætter du dig op for fejl Kom skatte tid.

Jeg er en CPA og tror det eller ej, jeg bruger QuickBooks til at lave mine bøger og forberede mig selv til skatte sæson. Dette gør det meget nemmere og sikrer, at du holder nøjagtige optegnelser over dine indtægter og udgifter. Hvis du altid finder dig i "catch-up" -tilstand, når det kommer til dine bøger, skal du investere i regnskabssoftware.

Tip # 2: Brug udgiftskategorier i din regnskabssoftware

Udgiftskategorier er bare en måde at gruppere køb, som du laver til din virksomhed. For eksempel er kontorartikler, restauranter og benzin bekostningskategorier. De kan hjælpe dig med bedre at spore sælgeromkostninger i stedet for at oprette hver leverandør til daglig køb.

Årsagen er, at det giver dig mulighed for at indtaste udgifter hurtigere. Dette vil spare dig tid, og det vil tillade dig kun at holde styr på de vigtigste oplysninger, der kræves til skatteformål.

Lad os gå gennem et scenario for at se, hvordan dette ville virke:

Som virksomhedsejer købes du sikkert kontorartikler til din virksomhed. Forhåbentlig er du ikke som et barn i en slikbutik med alle de skinnende nye penne og notesbøger på hylderne. Mere end sandsynligt vil du kun købe nødvendige kontorartikler fra en kontorforretning som Office Depot eller hæfteklammer, men du kan også købe kontorartikler fra andre steder som Costco eller Target.

Når du er klar til at optage disse køb i din bogføringssoftware, opsæt det sådan:

• Opret ikke fire leverandører i QuickBooks (eller dit QuickBooks-alternativ) til Office Depot, Staples, Costco og Target. Lav
• oprettet en leverandør kaldet "kontorforsyningskøb" eller "kontorartikler" og kode alle indkøbskontrakter til leverandøren af ​​"kontorforsyning". I nedenstående tabel har jeg medtaget nogle eksempler på hverdagskøb, som du kan oprette kategorier for i stedet for leverandører.

De fleste virksomhedsejere

ikke skal holde øje med, hvor mange penge de bruger hos hver leverandør, at de køber dagligdagsvarer fra f.eks. kontorartikler, benzin og klientluncher. Tro det eller ej, IRS kræver ikke, at du også sporer dine udgifter som dette. Derudover indeholder de vigtigste årsregnskaber, som du bruger til at bestemme din virksomheds sundhed som resultatopgørelsen, udgifter til kategorier som f.eks. "Kontorartikler" og ikke de specifikke forhandlere, du har købt dette er en anden grund til, at du ikke behøver at spore din udgift af sælger.

Jeg er en adjungerende regnskabsinstruktør, og jeg lærer også QuickBooks. Da jeg forklarede dette koncept i en af ​​mine klasser, skød en hånd straks op. Først troede jeg, at den studerende skulle forsøge at udfordre mig om, hvorvidt IRS faktisk kræver, at du sporer din udgift på denne måde - kan du fortælle, at det sker ofte?

Det viste sig dog at være franchiseejer af et lokalt H & R Block kontor. Han støttede min påstand 100 procent. Han fortalte klassen, at han i forbindelse med udarbejdelsen af ​​selvangivelser for virksomhedsejere ofte deler tips som denne. Han fortsatte med at sige at i slutningen af ​​dagen, hvis IRS ønsker det detaljeringsniveau, kan du altid producere kvitteringen.

Heldigvis har jeg en fantastisk løsning til dig, der slippe af med de kvitteringer, du har fyldt i din bils handskerum og den elskede shoebox, så fortsæt med at læse!

Tip # 3: Brug årlige kreditkortoversigter over virksomheden

For det første bør hver lille virksomhedsejer oprette en separat virksomhedskontrolkonto (det er

aldrig brugt til personlige udgifter), så du nemt kan identificere indtægter og udgifter, der er rapporterbare og / eller fradragsberettigede i skatteformål. Hvis du ikke gør det, vil det gøre det vanskeligt at holde øje med legitime forretningsomkostninger, der kan være berettiget til skattefradrag i forhold til personlige udgifter, som ikke er.

Hvis du har både forretningsmæssige og personlige udgifter i samme bankkonto, skal du gennemgå dine kontoudtog og kun medtage udgifterne i forbindelse med din virksomhed i din regnskabssoftware. Denne manuelle proces med at adskille personlige og forretningsmæssige udgifter er så kedelig, at jeg lover, at du vil være klar til at køre til nærmeste bank for at oprette denne virksomheds konto for at undgå at gå igennem det næste skatteår!

Før du ved det, 15. april vil være her. Hvis skat tid kryber op på dig hvert år, tjek disse fire skatter planlægning tips hver lille virksomhed bør gennemføre. Men hvis du tilfældigvis finder dig selv bagud med at indtaste dine udgifter i din regnskabssoftware, er det en måde at få disse udgifter hurtigt på, at bruge det årlige resumé, som kreditkortselskaber giver i begyndelsen af ​​januar.

Denne rapport er stor, fordi det opsummerer alle dine indkøb på bekostningskategori. Du kan bruge disse tal til at opregne dine samlede udgifter for hver kategori. Nedenfor ses et øjebliksbillede af, hvordan det generelt ser ud.

Som du vil se, svarer de fleste af kategorierne til det, du allerede har oprettet i din regnskabssoftware:

En ulempe ved at bruge en resumé ligesom denne er, at du ikke vil kunne indtaste den præcise dato for hvert køb. I den store ordning af ting er dette mindre, men det er ikke noget, du skal gøre vane med. Husk, at dette er en kortsigtet løsning, så du kan få dine udgifter registreret, generere regnskaber og indlæse disse skatter til tiden! Hvis du køber anlægsaktiver i løbet af året, er det vigtigt at have den specifikke købsdato, fordi det er en nøgle komponent til beregning af afskrivningsomkostninger, som er fradragsberettiget i skat.

Tip # 4: Gå papirløs

Jeg skal vær den første til at indrømme, at begrebet "papirløs" altid lød godt, men det var svært for mig at omfavne-i første omgang. Som revisor er jeg en stor fortaler for dokumentation. Som de siger om mit foretrukne juridiske drama, lov og orden, handler det om, hvad du kan bevise. Det synes også at være IRS motto.

Med dagens teknologi er det meget nemmere at oprette elektroniske kopier af kvitteringer og Andre finansielle dokumenter, som du plejede at gemme væk i et fysisk arkivskab. Det er på tide at slippe af med de støvede arkiver, der tager plads og overfører til et elektronisk arkiveringssystem. Det er meget nemmere at finde dokumenter, der er gemt på din computer (eller i skyen), end det skal blandes gennem filmapper.

Men hvordan organiserer du alle disse filer? Nå spørger du store spørgsmål. Jeg anbefaler, at du bruger et online cloud storage system som Dropbox. Du kan oprette en mappe for året (2017) og derefter en undermappe for hver udgiftskategori (dvs. Kontorartikler, Måltider, Brændstof). Download appen på din mobile enhed, så du kan nemt scanne kvitteringer, gemme dem til den rigtige mappe og kaste den papirkvittering, mens du er ude. Ikke mere fyldte kvitteringer i din handskeboks eller tegnebog til at håndtere senere.

Hvis du ikke er overbevist om, kan du tage babyskridt ved at starte i et område, men jeg lover, at når du implementerer det "papirløse" koncept, vil ikke være i stand til at slippe af med disse arkivkabinetter hurtigt nok. Nedenfor finder du nogle strategier, som du kan implementere for at bevæge sig mod den "papirløse" model:

Scan kvitteringer

Kassering af kvitteringer er et af de mest almindelige fejl i små virksomheder. Gå ikke glip af et skattefradrag, fordi du slap af kvitteringen. Der er flere apps på markedet, der giver dig mulighed for at scanne kvitteringer. Præcis og Shoeboxed er begge gode apps, der integreres med en regnskabssoftware som QuickBooks eller Xero, så du kan eliminere dataindtastning helt og holdent!

Download regninger fra leverandører

I dag vil de fleste leverandører tilbyde dig muligheden for at modtage dine regninger via e-mail eller tillader dig at downloade dem direkte fra deres hjemmeside. Jeg anbefaler, at du holder op med at få dine regninger fysisk sendt til dig og begynder at downloade dine regninger i stedet. Dette giver dig mulighed for at spare tid ved ikke at skulle scanne det først; Du kan nemt gemme regningen i din elektroniske mappe eller uploade den til din regnskabssoftware om blot et par minutter.

Bonus - hvis du bruger Xero, har de en cool funktion kaldet side om side filer. Dette giver dig mulighed for at uploade dine leverandørregninger til softwaren, så du kan få informationen lige foran dig, når du er klar til at skrive denne check.

Få PDF kvitteringer

I dag flytter flere detailhandlere væk fra papir kvitteringer og giver dig mulighed for at modtage tekst eller en email med din kvittering vedlagt. Jeg anbefaler, at du går med den emailede kvittering, fordi det normalt er et downloadbart PDF-dokument, mens kvitteringen for SMS-beskeder muligvis ikke er. Du kan nemt trække og slippe en PDF-kvittering i en elektronisk mappe på mindre end et minut.

Hent alle bank- eller kreditkortopgørelser

For de fleste af dig, der gør online banking som mig selv, er denne sandsynligvis en no- brainer. Men hvis du stadig har papirkurv eller kortopgørelser, skal du klippe ledningen så hurtigt som muligt. Dette er et af de områder, hvor du kan minimere dine chancer for identitetstyveri.

Tro det eller ej, der er mennesker derude, der stjæler folks identitet ved blot at åbne deres mail. Jeg modtager ikke længere dokumenter med finansiel information som bank- eller kreditkortopgørelser eller 401k eller andre investeringsoplysninger via sneglepost.

Den nederste linje

Tro det eller ej, skatteperioden kan faktisk være en leg. Nøglen til at nå dette mål er at oprette et system, der vil fungere for dig og holde fast ved det. For at komme i gang skal du afsætte et par timer i den første uge af hver måned for at sikre, at du har scannet og arkiveret alle kvitteringer og regninger for den foregående måned. På samme tid skal du afslutte afstemningsprocessen i din regnskabssoftware for alle bank- eller kreditkortkonti for at sikre, at dine bank- eller kreditkortbalancer og dine bøger matcher.

Sørg for at sætte dette på din kalender som et tilbagevendende møde med dine bøger. "Prøv at vælge en almindelig en let arbejdsdag og en, som du plejer at være i et ret godt humør, dvs. en fredag ​​eller lørdag formiddag. Hvis du er villig til at gøre arbejdet i løbet af året, vil den slemme dash til den 15. april blive en ting fra fortiden.

For mere om at være forberedt på skatteår, skal du sørge for at tjekke 4 ting, hver lille virksomhed skal vide Om skatter.