Sådan organiserer du effektive møder |

[Dette er et gæsteblad af Helena Hauk fra 5. Gear Consulting. Helen nærede os til at tale om orkestrerende effektive møder, og jeg kunne ikke sige nej til emnet. - Kai]

Ingen kan lide møder, og hvis folk kan undgå dem, vil de. Desværre er møder en nødvendig og vigtig del af forretningen, især da din virksomhed vokser og en-til-en-kommunikation bliver mere spredt. Møder behøver ikke at suge energien ud af din organisation (eller fortære din tid). At holde møder omdannet til organisatoriske vampyrer:

1. Start med en dagsorden: Vet præcis hvad du vil dække og kommunikere det til dit team før på vej ind i konferencelokalet.
2. Kommuniker før tiden: Lad folk vide før tiden hvilke medarbejdere du forventer at være der, og hvad de burde bringe med dem (f.eks. Rapporter, statistikker eller andre vigtige oplysninger).
3. Vær opmærksom: Fortæl dit hold før, under og efter hvordan meget du forstår værdien af ​​deres tid og sætter pris på dem, der ofrer det for at deltage i dit møde. Det vil vise, at du værdsætter og respekterer deres tid lige så meget som din egen.

Mens du er i mødet, er det vigtigt, at du holder dig på målet og følger dagsordenen, du skitserede på forhånd. De fleste møder løber fra spor, hvis du ikke giver dem det. Bliv i kontrol hele tiden. Hvis nogen spørger spørgsmål, der er off-topic eller som ikke er relevante for gruppen, så lav en aftale for at tale med dem bagefter. På denne måde føler de sig stadig som om de får den opmærksomhed og de svar, de leder efter, uden at forstyrre gruppen eller opgaven.

Når du lukker dit møde, skal du sørge for, at alle forstår de næste trin tydeligt. Tildel alle opgaver og deadlines før du bryder mødet. På denne måde fører dit møde rent faktisk til fremskridt frem for blot at give afbrydelser til din dag.

Husk, at møder skal flytte din forretning fremad og ikke forbruge din tid. Det er op til dig at dræbe tidssøget møde løb amok og holde dit hold på sporet. Gør det med en gennemtænkt plan, stærk kommunikation og et strategisk øje mod fremtiden.

"Produktivitet er aldrig en ulykke. Det er altid resultatet af et engagement i ekspertise, intelligent planlægning og fokuseret indsats. "~ Paul J. Meyer