Sådan ansætter du medarbejdere: 15 trin til at hjælpe dig med at leje |

Hvis du er klar til at ansætte din første medarbejder, kan du føle dig lidt overvældet. Der er trods alt en masse trin til processen, og en tilsyneladende endeløs liste over hoops at springe igennem.

Men når du bryder det ned, er det virkelig ikke så kompliceret. Du skal bare blive organiseret og vide, hvad du har at gøre med fra starten.

Lad os komme i gang.

Få bolden til at rulle:

Før du begynder at interviewe kandidater, er der lidt af dig Jeg vil gerne tage vare på først. Her er punkterne til at krydse din liste, før du rent faktisk begynder at møde møde med potentielle nye medarbejdere.

1. Få din EIN

Før du ansætter din første medarbejder, skal du oprette din EIN eller Arbejdsgiveridentifikationsnummer. Også kendt som et føderalt skatte-id-nummer, vil dette gøre det muligt for din virksomhed at blive anerkendt til skatteformål.

Du kan læse alt om processen med at få din EIN i vores artikel: Sådan ansøger du om et føderalt skatte-id-nummer.

2. Tilmeld dig med din stats arbejdsafdeling

Du skal registrere dig hos arbejdsafdelingen i din stat, inden du begynder at tage på medarbejderne. Se på US Department of Labor siden for at komme i gang, som har en state-by-state sammenbrud.

Når du har medarbejdere, skal du også betale skat for statslig ledighed. For at rapportere din føderale arbejdsløshedsskat skal du udfylde IRS Form 940.

Uanset om du skal betale denne skat, afhænger det af din virksomheds størrelse (selvom meget små virksomheder skal forvente at løn), så læs op for at sikre dig, at du ved, hvor din virksomhed står.

3. Opsæt din arbejdstagers erstatningsforsikring

Du skal oprette arbejdstagerens erstatningsforsikring, hvis en medarbejder er skadet på jobbet. Mens nogle stater fritager meget små virksomheder for at have arbejdstagerens comp, er det generelt en god ide at antage, at du får brug for det, og undersøge mulighederne for din virksomhed tidligt, inden du begynder at ansætte.

Du kan sandsynligvis binde arbejdstagerens kompensation forsikring gennem din nuværende forsikringsudbyder, men det er stadig en god ide at shoppe rundt.

Husk, som med mange af lovlighederne i at starte en virksomhed, varierer loven fra stat til stat, så sørg for at du selv forsker arbejdstagerens erstatningsforsikring stat. US Department of Labor's underside om medarbejderens kompensation er et godt sted at starte.

Se også: Er det tid til at ansætte en medarbejder?

4. Vælg et lønsystem og kend dig til arbejdsgiverens skatholdninger

Når du begynder at betale dine medarbejdere, er du ansvarlig for at tilbageholde en del af deres indkomst og deponere den til IRS, samt at gøre Social Security and Medicare skattebetalinger.

IRS-siden om indbetaling og rapportering af beskæftigelsesafgifter giver dig en oversigt over de formularer, du skal udfylde. Du bør også være opmærksom på, at din stat kan kræve, at du tilbageholder skatter, så sørg for at undersøge din stat specifikt.

Med hensyn til valg af lønningssystem har du masser af muligheder. På Palo Alto Software er vi fans af Zenefits, men det program du vælger i sidste ende vil afhænge af dine behov.

Se afsnittet "Human Resources" i vores artikel 85 af Best Business Tools for Startups for flere muligheder og info.

Forbered dig på at leje:

Okay, det er den kedelige del ude af vejen.

Nu kommer den sjove del - faktisk møder potentielle kandidater.

Dine nye medarbejdere hjælper dig med at dyrke og forme din forretning og bidrager i høj grad til din kultur og virksomhed som helhed, så sørg for at du kan investere nogle alvorlige tid og energi for at sikre dig den perfekte pasform.

Se også: Hvad definerer din virksomheds kultur?

5. Skriv en jobbeskrivelse

Første ting først: Du vil gerne skrive en klar, fokuseret jobbeskrivelse for den stilling, du ansætter.

Ikke alene vil jobbeskrivelsen tjene som en måde for kvalificerede kandidater at ansøge om din stilling, men det tjener også som et benchmark, som du kan måle din medarbejder imod i fremtiden.

Spekulerer på, hvordan du skriver en jobbeskrivelse? Du har held og lykke - vores administrerende redaktør Candice Landau har for nylig skrevet en stor og dybtgående artikel om dette emne. Så før du trykker på, skal du sørge for at læse Sådan skriver du din første jobbeskrivelse.

6. Send din jobåbning

Når du har skrevet din jobbeskrivelse og lavet en god annonce til din åbne position, skal du sende den til relevante klassificerede websteder. Faktisk og Monster er de mest kendte, men websteder som CareerBuilder og Craigslist bør ikke overses, samt alle branchespecifikke websteder.

Glem ikke at sende dit åbne job på din virksomheds LinkedIn-side også; Brug af LinkedIn kan gøre din medarbejder jagt endnu hurtigere, da du nemt kan tjekke en ansøger erfaring og referencer.

7. Kend til, hvilke spørgsmål du kan og ikke kan spørge.

Du vil have en afrundet forståelse af den person, du er ved at ansætte, men det er vigtigt at bemærke, at nogle spørgsmål er lovligt begrænsede.

Grunden bag dette er i vid udstrækning relateret til diskrimination, så det er en god idé at pusse på, hvad der er og ikke er okay, og husk det, når du kommer op på en liste over spørgsmål, du planlægger at dække.

For flere detaljer om emnet, tjek vores artikel, ting du aldrig bør stille jobansøgere.

8. Interview og ansættelse

Tillykke med at du er næsten der!

Nu er det tid til at oprette interviews og ansætte din medarbejder.

Selv om meget af den hårde del er nu overstået, kan ansættelse være vanskelig - hvis du er søger kandidaten med den mest erfarne erfaring, eller en med mindre erfaring, men en god holdning?

For at besvare dette spørgsmål vendte jeg mig til medlemmer af Young Council i min seneste artikel, hvordan du ansætter din første medarbejder. Sørg for at tjekke den ene ud, før du begynder at interviewe, for at få input fra andre s, der har gennemgået ansættelsesprocessen.

Se også: Sådan inspirerer du dine medarbejdere

Gør papirarbejdet:

Når du har fundet den særlige person, er det tid til at gøre det officielt.

Du vidste straks, at de var den ene, og du er klar til at logge på den stiplede linje.

Vent-jeg taler om relationer eller medarbejdere? Nå viser det sig at ansætte en medarbejder er lidt som et ægteskab: Det er et forhold, der vil gavne jer begge, og det kræver lidt papirarbejde at være officiel.

9. Lad din medarbejder udfylde en W-4 og en I-9

Før du begynder at arbejde, skal din medarbejder udfylde en W-4 og en I-9-formular.

Hvad betyder dette for dig?

Du gættede det - du skal bruge hyggeligt op til IRS-webstedet igen. Tjek deres side på Ansættelsesmedarbejdere for den fulde sammenfatning og formularerne.

10. Rapportér hver ny medarbejder til din stats nye ansættelsesrapporteringsagentur

Som svar på loven om personlig ansvars- og arbejdsmulighedsafstemning fra 1996 skal alle arbejdsgivere rapportere nye hyr eller genansatte medarbejdere til deres statsregister inden for 20 dage efter ansættelsen.

Dette gør det muligt for Department of Health and Human Services Office of Child Support Enforcement at finde forældre, der skylder børnebidrag. For at finde din stats rapporteringsbureau, skal du besøge siden for nye lejerapportering af Office of Child Support Enforcement, eller tjekke deres interaktive tilstand for kort-version af staten.

Opsæt din arbejdsplads:

Når din medarbejder er officielt ansat og alt papirarbejde er færdigt, skal du sørge for, at din arbejdsplads er klar til brug. Dette betyder at sikre, at dine medarbejdere kender deres rettigheder og får sikre arbejdsvilkår.

11. Send obligatoriske plakater og meddelelser

Du bliver forpligtet til at hænge nogle få føderale plakater op og advare medarbejderne om deres rettigheder som arbejdere. Tjek Department of Labor's FirstStep Poster Advisor-side for at sikre, at du ved, hvordan man overholder.

Stater har også deres egne plakatkrav, så sørg for at undersøge din stats specifikke krav.

12. Vedtage sikkerhedsforanstaltninger på arbejdspladsen

For at sikre, at din arbejdsplads er uden risiko og gør det muligt for medarbejderne at udføre deres arbejde sikkert og effektivt, skal du overholde kravene i Occupational Safety Health Act (OSHA). For at sikre dig, at du ved, hvordan du overholder OSHAs standarder og regler, skal du besøge OSHAs arbejdsgiverside.

Se også: 7 Ting at huske om sikkerhed på arbejdspladsen

Få din medarbejder klar:

Der er kun nogle få, jeg skal punkt og t skal krydses, før din nye medarbejder er klar til at arbejde.

13. Ombord din nye medarbejder

Du vil sikre dig, at din medarbejder har værktøjerne til at gøre deres arbejde til deres bedste.

Hvordan kan du få det til at ske? Ved at være sikker på, at de ved, hvad der forventes af dem, og hvad der er og ikke er okay på dit kontor.

At skrive en medarbejderhåndbog kan være tidskrævende, men det kan potentielt spare dig for trængsler undervejs, så det er en god ting at overveje.

Hvis du er en mindre operation, og du bare tager på en enkelt medarbejder, kan du altid gå med en bare-ben-version, og sørg for at du dækker det grundlæggende som kjolekode, din holdning på aktualitet og fjernt arbejde, og så videre.

14. Hold en personaledatabase på din nye medarbejder

Sørg for at du holder øje med al vigtig medarbejderdokumentation. Dette vil omfatte alt fra deres ansøgning, CV, nye udlejningsdokumenter, deres W-4 og I-9, præstationsevalueringer osv.

Når det gælder medarbejderadgang til personalets filer, varierer loven fra stat til stat, så Tjek din stats specifikke love. Det er også en god ide at beholde disse filer i et låseskab for at sikre, at de ikke er let tilgængelige for nogen.

15. Indstil medarbejderfordele

Hvis det er relevant, skal du mødes med dine medarbejdere, så de kan tilmelde sig en sygesikring og en 401 (k) plan.

Hvis du leder efter flere oplysninger om, hvordan du bestemme, hvad din sundhedsforpligtelse vil være for nye medarbejdere, se vores artikler om emnet: 5 måder små virksomheder kan spare på sundhedsydelser og tilbyde sygesikring? Spørgsmål små virksomheder bør spørge.

Du kan også være interesseret i at starte et wellnessprogram eller tilbyde incitamenter til dine medarbejdere til sunde vaner, og i så fald vil jeg anbefale min artikel, Do Corporate Wellness Programs Really Work?

Selv om det kan føle sig lidt skræmmende i starten, er ansættelse af medarbejdere ret ligetil; Når du bryder processen op i håndterbare trin, bliver det meget mere gennemførligt.

Held og lykke og glad ansættelse!