Din faktura er blevet afvist: Top 8 tips til faktureringskunder |

At lukke en aftale med en virksomhed eller en virksomhedskunde er et stort løft for enhver virksomhed, både små og store., er en anden ting helt.

Det kan gå så glat som du ville håbe eller ende med i et totalt rod. Det hele afhænger af, hvordan du fakturerer dine kunder. Når du har modtaget og registreret, udløser fakturaen en række processer, der resulterer i penge, der rammer din konto, medmindre noget går galt.

Nøglen til at få dine fakturaer ryddet til tiden ligger i detaljerne. Følgende tips kommer fra mine to år i gældsforpligtelser og tilgodehavender, og efterfølgende vil du spare tid, penge og en masse stress.

Se også: Hvad er konti betalt? Metrics i et minut

1. Ved, hvor dine fakturaer faktisk går.

Mens du beskæftiger dig med store virksomheder, skal du huske på, at konti betales er en af ​​de første processer, der skal outsources og automatiseres. Og hvor der er automatisering, er tolerancen for fejl ved siden af ​​ingen. Det gælder også dine fakturaer.

Dette betyder at en person i et andet land (og endog en anden tidszone) formentlig bøger dine fakturaer. Uanset om det er en tredjepart eller et fælles servicecenter, er kvalitetsstandarderne strenge. De vil ikke tøve med at afvise en faktura, især fra en lille leverandør, med en mindste mistanke om, at noget er slukket. Hvad der kan synes for dig som en trivial detalje kan faktisk medføre alvorlige konsekvenser for outsourcingpartnerne i tilfælde af revision.

AP arbejder også med et stort antal dokumenter, og hver af dem vurderes meget hurtigt. Der er ingen tid til at analysere hver faktura i detaljer - det er enten korrekt eller ej, og det er det. Sørg for, at dine fakturaer accepteres og godkendes med det samme. Hvordan? Nå ved at overholde!

2. Spik det fra starten

Størstedelen af ​​betalingsproblemer, jeg har set, kunne nemt være undgået ved blot at følge kundens faktureringskrav. Jo flere personer, der er involveret i at indstille aftalen, desto større er chancen for, at disse oplysninger går tabt.

Salgsmedarbejdere er ofte dem, der modtager faktureringsinstruktionerne, men da de fokuserer mere på at sikre nye kundeemner, har de en tendens til at forsømme de formaliteter, der følger efter.

Sørg for, at dit salg og fakturering er på samme side. Vent ikke, før fakturaen er forbi på grund af, om den er udstedt korrekt.

Se også: Hvornår gør fakturafinansiering mening?

3. Hold dine fakturaer læsbare

Uanset om du sender elektroniske eller papirfakturaer, er de højst sandsynligt scannet i begyndelsen og sendt til en faktura-læsning software. AP-revisoren verificerer dem næste.

Her kan mange ting gå galt. Først og fremmest er disse applikationer ikke gode til at læse farve. Du kan blive fristet til at krydre dine fakturaer med forskellige nuancer, men det er bedst at holde dem enkle. At have al tekst og tal i sort er et must.

Desuden skal du ikke scanne fakturaerne selv - det resulterende billede i kundens system er sikkert ulæseligt. Den rigtige vej er at generere en PDF.

For det andet skal du sørge for, at de væsentlige detaljer (faktura dato, forfaldsdato, nummer, postnummer, firma navn og adresse, beløb og skattesatser) skiller sig ud. De skal være lette at få øje på ved første øjekast. Ellers kan fakturaen afvises med det samme, selvom oplysningerne faktisk er der.

4. Bill den rigtige enhed

Jo større firmaet er, desto flere enheder er det sandsynligvis at have. Medmindre bestillingsformularen siger andet, fakturere den enhed, du rent faktisk driver forretning med.

Mange leverandører har en tendens til at adressere deres fakturaer til virksomhedens hovedkontor, når de er i tvivl om den korrekte faktureringsadresse. AP er sikker på at afvise dem og bede om at sende dokumentet igen med korrigerede detaljer.

Derudover skal du aldrig forkorte firmaets navn eller adresse. Nogle lande (f.eks. Singapore) har meget strenge regler for dette, og AP accepterer muligvis ikke at acceptere fakturaer med forkortelser eller manglende detaljer.

Dette kan lyde absurd, men nogle gange måtte jeg afvise fakturaer med forkert ordet eller gadenummer i kundens adresse. Brug præcis, hvad du har fået af din forretningspartner.

Se også: Hvordan prognostiserer Cash Flow

5. Respekter indkøbsordren

Dine kunder vil sandsynligvis kræve et købsordre (eller "PO") nummer på din faktura. Sørg for at bekræfte, om det er tilfældet og overholde alle de oplysninger, der er inkluderet i PO.

PO er det, AP søger først, da de bogfører fakturaer ved hjælp af dette nummer. Hvis det ikke er der, eller det er svært at få øje på, kan fakturaen afvises og savner den planlagte betalingskørsel. Holde styr på den finansielle periode, PO'en dækker og de disponible kontanter. At sende en faktura med en PO forældet eller ude af penge, er sikker på at forsinke betalingen efter dage, hvis ikke uger. Dette er især problematisk under overgangen fra et regnskabsår / kvartal til et andet.

Det er også en god praksis at beholde en PO-en-faktura. Det kan synes mere hensigtsmæssigt at inkludere flere PO'er i et dokument, men det vil gøre det sværere for AP at bestille, især når der er et problem med en af ​​dem.

6. Regning i den rigtige valuta

Valutaafvigelse er en anden almindelig årsag til forsinkede betalinger, især når der handles med udenlandske enheder. Vær ekstra forsigtig, når du håndterer sådanne.

Nogle lande, som Indien, gør det ekstremt svært at behandle bankoverførsler i fremmed valuta. Jeg har set betalinger, der trækker i måneder på grund af dette, kun ved at udstede en ny ordre.

Hvis du fakturerer din kunde i en anden valuta end den lokale, skal du muligvis også give deres hjemlige ækvivalent af alle de beløb på fakturaen inklusive og eksklusive skatter.

Se også: De 7 nøgleværdier Hver forretningsindehaver skal overvåge

7. Gennemgå jeres adressebog regelmæssigt

At holde kontakten opdateret er af afgørende betydning, især når du ikke fakturerer dine kunder ofte. Store virksomheder forbedrer altid deres processer og datastyringssystemer, hvilket ofte resulterer i at ændre emailadresser.

Normalt kommunikerer de det på forhånd, men automatiserede e-mails kan nemt gå tabt i din indbakke eller filtreres som spam. Hvis du sender fakturaer til en personlig email, skal du sørge for at inkludere en generisk finans- eller regnskabsadresse i CC. Folk kommer og går, så tag ikke fejlen ved at nå ud til nogen, der ikke længere er hos virksomheden.

AP-revisorer kan også ikke kontrollere deres indbakke så ofte som de gerne vil. Indsendelse af dine fakturaer via generiske kanaler sikrer, at de behandles inden for standard tidsrammen.

8. Følg med et smil

Når du følger op med AP om din afviste faktura eller en forsinket betaling, vil det være langt at være venligt at være venlig. Naturligvis har du ret til at kræve pengene til tiden, men at tage en negativ tone med en AP-kontorist hjælper ikke.

Problemet er sandsynligvis ikke deres skyld. De er meget mere tilbøjelige til at gå en ekstra mile for dig, hvis du viser empati og venlighed. Deres job er ekstremt dagligdags, så behandling af dem som folk frem for maskiner vil virke til din fordel.