Small Business Owners, Start Sporing af dine finansielle metrics |

Indholdet af denne artikel er baseret på et interview gennemført i oktober 2014 med Sabrina Parsons, administrerende direktør for Palo Alto Software.

For mange småfirmaer - især dem, der har vendt en lidenskab eller hobby i en virksomhedssporing af statistikker og tal er en opgave.

Hvis du ikke er en bogholder, og du ikke har en baggrund i forretning eller en naturlig affinitet for tal, kan du måske "gøre" business "på flugt og måske ignorerer disse" frygtelige tal ", indtil det kommer tid til at indgive skatter.

Selv om dette kan være den bedste tilgang til at komme i gang hurtigt, er det også en tilgang, kan være skadeligt for din virksomheds vækst og lige overlevelse. .

Ifølge en undersøgelse fra Small Business Association mislykkes 28% af virksomhederne på grund af problemer med selskabets økonomiske struktur, herunder at holde dårlige regnskaber.

Hvis du ikke holder up-to-da Hvis du fortæller om de penge, der flyder ind og ud af din virksomhed, kan du være i besvær.

Et klart billede af, hvordan din virksomhed gør, og hvad du bør holde øje med dagligt, hjælper ikke kun dig med at sove bedre om natten, men vil hjælpe dig med at tage en proaktiv snarere end reaktiv tilgang til at styre din virksomhed, hvilket betyder, at du har mere tid til fejlfinding, før ting går galt, og selvfølgelig mere tid til at planlægge succes.

En simpel start punkt

Sabrina Parsons, adm. direktør for Palo Alto Software, anbefaler, at før noget andet

skal du være fortrolig med dine økonomiske nøgletal. Dette vil indeholde ting som pengestrømme og forskellige regnskabsmæssige metrics. Et par spørgsmål du måske kommer til at spørge:

Hvor mange penge laver du på en dag? En uge? En måned?

• Er der dage i ugen, du laver mere?
• Kan du finde ud af dit break-even-punkt, så du kan give dig et daglig indtægtsmål?
• Ideen her bliver i sidste ende Bekendt med numrene, dag for dag eller uge for uge, kan du sige "Åh, jeg skal gøre $ 1.000 mere i denne uge. Hvad kan jeg gøre? Er der alligevel mulighed for at få kunderne til at betale deres fakturaer hurtigere? "

Hvorfor administrere efter beregninger?

Grunden til, at vi ved Palo Alto Software lægger stor vægt på at spore virksomhedsnumre,

er, at det gør beslutningsprocessen meget nemmere. Disse data skal hjælpe dig med at finde ud af ting som hvor meget indtjening du skal foretage per dag, hvornår du skal holde dit salg, og om du skal implementere et gebyr for kunderne hvem tager for lang tid til at betale fakturaer.

I hvert fald skal enhver virksomhedsejer have et godt håndtag på deres kerne økonomiske målinger, herunder pengestrømme, break even point og cash on hand samt andre grundlæggende beregninger som dage til at blive betalt, udgifter mv.

Dette er nogle af de finansielle målinger, du måske vil begynde at gøre dig bekendt med:

Et skærmbillede af en del af Dashboard-Dashboard til Business Management, der er inkluderet i LivePlan.

Sabrina advarer imidlertid virksomheder om, at ideen ikke er at spore alt:

" Du ønsker ikke analyseforlamning eller at gå metrisk skør. Du skal huske på, at du ikke kan klare hundrede forskellige målinger. Så du skal holde øje med de vigtigste - finanserne - og når du bliver mere sofistikeret, skal du gå videre med yderligere målinger som e-mailmarkedsføringsmetoder: klikfrekvens, åben sats, afmeldinger osv.

Så Du kan gå videre til de ting, der hjælper dig med at forstå, hvad dine kunder gør: Metrics omkring gentagelse og nye kunder, beregninger, der omgiver det, hvor det koster dig at erhverve en kunde eller vise en nuværende kunde, beregninger, der omgiver dine indkøbsdata. "

Start kun med at gå ud over finansielle KPI'er (Key Performance Indicators), når du føler dig godt tilpas.

Sabrina foreslår at spore og tackle disse finansielle statistikker i tre til seks måneder, før de tilføjer andre. Og når du tilføjer yderligere målinger, vær meget forsigtig med kun at vælge et par ad gangen. Start med de, der kan give mest værdi til virksomheden.

Spor de ting, der giver dig mulighed for at handle.

En del af grunden til, at mange virksomhedsejere ikke holder øje med deres beregninger, er at de ikke ' t forstå, hvordan disse tal skal hjælpe dem.

Derfor anbefaler vi at begynde med basisfinansieringsmetoder. Dette vil hjælpe dig med at forstå, hvordan du handler ud fra, hvad tallene fortæller dig.

Hvis du f.eks. Sender ud fakturaer, kan du se, hvad de rigtige dage, der skal betales, er, og sammenligne dem med industristandarder, bør give dig en ide om, hvorvidt du er på sporet. Og hvis du ikke er, kan du også handle på baggrund af disse oplysninger. Måske kan du begynde at ringe og anmode om, at kunder foretager en betaling, eller du kan implementere et forsinket betalingsgebyr.

Næsten meget kan alle handle på beregninger som kontantstrøm eller break-even point.

Hvis du ikke gør det forstå noget så enkelt som kontantstrøm, du kan være i en verden med ondt.

Sabrina siger, "60 procent af de små virksomheder, der fejler, var rent faktisk rentable. De sprang simpelthen ikke af penge. De kunne ikke betale deres regninger. Og anekdotisk, ni gange ud af 10, når en virksomhed lukker dørene, løb de tør for kontanter. Hvis de havde penge, kunne de have ændret noget. "

Servicevirksomheder har dette problem, fordi de ikke tager penge straks. I stedet fakturerer de og venter på betaling.

Forstå, hvordan denne forsinkelse påvirker dig, er nøglen. Hvis du ikke gør det, kan det sætte dig ude af drift, især hvis du skal betale arbejdere og don ' Der er ingen kontanter ved hånden. Ved at holde øje med kontantstrømmetricen (betalingskonto) vil du give et nummer, du kan forstå og derefter sammenligne med andre virksomheder i din branche for at se, hvor du står. Du kan nemt holde styr på dine nøglefinansieringer:

1. Brug en regnskabsløsning

Hvis du ikke allerede bruger en regnskabsløsning, er dette et godt sted at komme i gang, hvis du bare skal sikre dig, at du er på toppen af ​​de data, du skal bruge for at kunne registrere skatter.

For mange mennesker kan heller ikke spore deres tal eller stole på Word eller Excel for at gøre det, hvilket betyder, at hver gang de vil se, hvad der sker i deres forretning, skal de køre en manuel rapport eller bruge tiden til at skabe en ny graf eller diagram.

Det er her en regnskabsløsning gør tingene lettere. Og selvfølgelig, hvis noget er nemmere, er du langt mere tilbøjelig til at forblive på toppen af ​​det.

Hvis du er en servicevirksomhed og kun fakturerer kunder, kan du prøve noget som Freshbooks. Ellers, hvis du driver en mere kompliceret virksomhed, er Xero eller Quickbooks Online gode steder at starte.

2. Brug et dashboard til forretningsadministration

Når du er vant til at spore virksomhedens nøgletal (eller endda for at få det til at gøre det), kan du gå videre til at bruge et værktøjs-lignende LivePlan-det vil gør det nemmere at spore disse finanser!

En vigtig forskel mellem regnskabssoftware og LivePlan er, at sidstnævnte giver dig et bredt og øjeblikkeligt overblik over, hvordan tingene går.

I en regnskabsløsning skal hver rapport køres separat og kan kun sammenligne mellem to perioder. For eksempel juli-september i forhold til de forventede data, eller juli-september i forhold til det foregående år.

Og i regnskabssoftware kan du ofte sammenligne "tallene" eller de tabulerede data. Hvis du vil have en graf, skal du eksportere den til Excel.

Til sammenligning har LivePlan et dashboard, der øjeblikkeligt viser 14 rapporter, og det giver dig også mulighed for at bore ned i et hvilket som helst nummer og vise en rapport, der kan sammenligne flere tidsperioder. Eksempelvis nuværende indtjening i forhold til tidligere års indtjening i forhold til forventet indtjening - alt i en tabel.

En skærmoptagelse af indtægtsnedbrud som vist i LivePlan Dashboard.

Flere end det kan disse rapporter omdannes til visuelle billeder, så hvis du ikke er en "talperson" eller hvis du vil se billeder af din Forretningstrends kan du gennemgå rapporten som en graf eller som et diagram.

Sabrina Parsons: "Mange mennesker er bange for tal, så disse visuelle er vigtige."

Ud over at kun lade dig sammenligne mellem Et par perioder, en del af problemet med kun at bruge en regnskabssoftware er, at du skal vide, hvad der er vigtigt.

Med software som LivePlan behøver du ikke vælge en bestemt måling. Det viser automatisk alle de numre, du skal se på dit dashboard, så du hurtigt kan få et overblik over, hvordan din virksomhed gør. Hvis du vil gå i detaljer, kan du klikke på et af diagrammerne. Og for endnu mere detaljer, hvis du har knyttet LivePlan til din regnskabssoftware, kan du gå ind på det for at finde præcis de tal, der viser dig, hvorfor indtægterne er op eller ned.

Pointen her er ikke at sælge dig om noget, men for at få dig til at se, at hvis du gør det nemmere at spore dine nøglefinansieringer så nemt som muligt, vil du kunne træffe hurtige og velinformerede beslutninger og tage en proaktiv tilgang til at styre din virksomhed.

Sabrina's takeaway-besked til alle virksomhedsejere:

"Jo mere du sporer, jo mere sporer du. Jo mere du ser data og indser, hvor nyttigt det er, når det kommer tid til at træffe beslutninger, jo lettere bliver det faktisk at træffe beslutninger. Kom godt i gang er den hårde del. "

Andre ressourcer, som du måske finder nyttige, omfatter: De 5 målinger, du skal spore for din abonnementsvirksomhed, for at lykkes

De 6 vigtigste webmålinger til at spore din virksomheds hjemmeside

• De øverste 10 værktøjer til sporing af dine webmålinger
• Hvilke målinger sporer du?
• Hver virksomhed er anderledes og vil derfor finde det nødvendigt at holde styr på forskellige tal.

Er du enig i startende med grundlæggende finansielle beregninger? Hvilke metrics mener du er afgørende for at holde øje med?

Har de metrics du sporer ændret over tid?