Syv trin til succesfuld projektplanlægning

I sidste øjeblik har jeg været med i flere projektteam. Nogle af disse erfaringer har fået mig til at læne sig tilbage og analysere projektplanlægningsprocessen for at forstå, hvordan projektplanlægning og -implementering kunne forbedres.

Hvorfor bliver projekter, der forvaltes af talentfulde, endeligt forsinket eller ikke afsluttet? Hvorfor føler projektgruppen nogle gange, at de skyder på et bevægeligt mål? Jeg finder, at manglen på ordentlig planlægning eller manglende systematisk tilgang kan være dødelig for projekter.

Hvad er projektplanlægning?

Projektplanlægning er processen med at definere dine mål og omfang, dine mål og milepæle (resultater) og tildele opgaver og budgetmidler til hvert trin. En god plan er let at dele med alle involverede, og det er mest nyttigt, når det revideres regelmæssigt. Kort sagt om en plan og aldrig diskutere det med dit hold igen er en god opskrift på spildt tid og kræfter.

Du kan gøre din projektplanlægning i et simpelt Google doc, eller du kan bruge projektstyringssoftware. Fordelen ved at bruge projektstyringssoftware er, at du normalt kan gemme alle dine dokumenter og leverancer på ét sted, og du kan undgå at miste vigtige diskussioner og beslutninger til e-mail eller Slack void. Med et værktøj som f.eks. Basecamp er det nemt at spore fremskridt og holde styr på samtaler og elementer, der kræver samarbejde med et par forskellige personer.

Hvis du tænker på projektstyring som en eller i en hurtig opstart, det kan virke som om det hele tager for meget tid fra starten. Men du sparer faktisk meget tid og ressourcer, hvis du dokumenterer din projektplan lige fra starten og bruger den som køreplan for at holde dig og dit team på rette spor.

Her er syv nøgler til succesfuld projektplanlægning til hjælpe dig med at komme i gang.

1. Tænk på din plan som køreplan for interessenter

Hvert projekt har brug for en køreplan med klart definerede mål, som ikke bør ændres, efter at projektets første fase er afsluttet. Alle interessenter, der drager fordel af resultatet eller involveret i gennemførelsen af ​​projektet, skal navngives og deres behov angives under den indledende projektplanlægningsproces.

Disse interessenter kan omfatte:

• Projektlederen eller den person, der i sidste ende er ansvarlig for afslutningen
• "Kunden" , der modtager leverancerne - dette kan være en person på dit hold (internt) eller en faktisk betalende kunde.
• Holdet, eller de personer, der er ansvarlige for enhver taktik, der er en del af planen.

Antag ikke, at du automatisk forstår hver interessenters behov og mål. Før du kommer for langt ind i dokumentationen af ​​din projektplan, skal du tale med dem for at sikre dig, at du virkelig forstår projektet og evner og ressourcer fra alle på holdet.

2. Bryd projektet i en liste over resultater

Udvikl en liste over alle leverancer. Denne liste skal nedbryde det større projekt i mindre opgaver, der kan tildeles bestemte teammedlemmer, og du skal inkludere beregnede deadlines i forbindelse med hver leverbar eller opgave.

Sørg for, at du forstår og dokumenterer godkendelsesprocessen for hver leverbar. Hvis dit projekt er til en ekstern kunde, skal du sørge for, at du er klar over deres interne godkendelsesproces, så du ikke bliver overrasket over forsinkelser eller sænket med at vade gennem konkurrerende udtalelser.

3. Tal med dit team

Identificer ved navn alle personer og / eller organisationer, der er involveret i hver leverance eller opgave, og beskriv deres ansvar i detaljer. Ellers kan fejlkommunikation føre til forsinkelser og situationer, hvor holdmedlemmerne måske skal genoprette deres arbejde.

Hold et kickoff-møde for at tale med dit team om din planlagte angrebsplan. Bed dem om at hjælpe dig med at tænke på den bedste måde at få arbejdet på. Ikke alene vil dette hjælpe dig med at blive mere effektive, det vil hjælpe dig med at få deres buy-in, fordi de vil føle mere ejerskab over processen. Brug af et projektstyringsværktøj som Basecamp kan være nyttigt at holde alle på sporet og gemme dokumenter og samtaler på ét sted.

Hvis du bruger e-mail til at kommunikere om projekter, skal du overveje at bruge en e-mail-løsning til teamindbakke, som giver dig mulighed for at tildele emails, der kræver projektrelateret opmærksomhed til teammedlemmer, som det er hensigtsmæssigt, i stedet for uendeligt at videresende enorme samtale tråde frem og tilbage.

4. Identificer risici

Bestem de risici, der er forbundet med dit projekt. Tænk på, hvad du vil gøre, hvis noget tager meget længere tid end forventet, eller hvis omkostningerne bliver meget mere, end du oprindeligt forventede.

Du behøver ikke at have et specifikt handlingsniveau identificeret for alle mulige negative resultater, men du bør bruge lidt tid med dit hold og tænke på, hvad der kunne gå galt. Derefter kan du gøre så meget som muligt for at afbøde disse risici fra begyndelsen, snarere end at blive taget i fred senere. Risikofaktorer kan også have nogen indflydelse på, hvordan du budgetter.

5. Opret et budget

Vedhæftet til din liste over milepæle og leverancer skal være information om projektomkostninger og estimeret budget. Modstå trangen til at tildele store dollar beløb til store projekter uden at identificere præcis, hvordan pengene er beregnet til at blive brugt. Dette vil hjælpe dit team med at forstå de ressourcer, de skal arbejde med for at få arbejdet gjort. Når du indstiller dit oprindelige budget, kan disse tal være i stedet for absolutte.

For visse varer skal du muligvis få tilbud fra et par forskellige leverandører. Det kan være nyttigt at dokumentere det aftalte projektområde kort i din budgetdokumentation, hvis du ender med at foretage ændringer i det større projekt baseret på budgetmæssige begrænsninger, eller hvis din leverandør ikke leverer præcis, hvad du forventede. > 6. Tilføj milepæle

Brug din liste over leverancer som rammer for at tilføje milepæle og opgaver, der skal udfyldes for at nå det større mål. Etablere rimelige frister, idet der tages højde for projektgruppemedlemmernes produktivitet, tilgængelighed og effektivitet.

Tænk på dine milepæle inden for SMART-rammerne. Dine mål skal være:

Specifikke:

• Klar, kortfattet og skrevet på sprog, som alle kunne forstå. Målbar:
• Brug tal eller kvantitativt sprog, når det er relevant. Undgå vage beskrivelser, der giver succes til personlig, subjektiv fortolkning. Acceptabel:
• Få indkøb fra interessenter om dine mål, milepæle og resultater. Realistisk:
• Strækmål er en ting, men sæt ikke mål, der er umulige at opnå. Det er frustrerende for dit team og for dine interessenter og kan i sidste ende forsinke dit projekt, fordi det at opnå det umulige normalt koster mere og tager længere tid. Tidsbaseret:
• Indstil konkrete deadlines. Hvis du skal ændre tidsfrister i forbindelse med dine milepæle, skal du dokumentere hvornår og hvorfor du har foretaget ændringen. Undgå stealth ændringer - eller redigering deadlines uden at underrette dit team og relevante interessenter. 7. Indstil retningslinjer for retningslinjer for fremskridtsrapportering

Disse kan være månedlige, ugentlige eller daglige rapporter. Ideelt set skal et samarbejdspartnerskab opstilles til dit projekt online eller offline, hvor alle parter kan overvåge fremskridtene. Sørg for, at du har en kommunikationsplan-dokument, hvor ofte du opdaterer interessenter om fremskridt, og hvordan du deler oplysninger som f.eks. På et ugentligt møde eller dagligt email.

Brug rammerne, du oprettede, da du identificerede dine milepæle til guide dine rapporter. Prøv ikke at genskabe hjul eller spilde tid med at generere nye rapporter hver gang du skal kommunikere fremskridt. Husk at bruge en projektstyringssoftware som Basecamp kan holde interessenter i sløjfen uden at forklare din indbakke eller tabe samtaler i lange Slack-chats.

Hemmeligheden til effektiv projektplanlægning og -administration opretholdes og kommunikerer godt med din hold og interessenter. Uanset om du beslutter dig for at bruge projektstyringssoftware eller ej, tænk på hvor og hvordan du gemmer alle de materialer og ressourcer, der vedrører dit projekt - hold alt på ét sted, hvis du kan. Held og lykke!