Registrering af fastholdelsesplaner

Vi ved alle, at vi skal redde og beskytte vores forretningsrekorder. Og efter et par år finder vi, at alle disse optegnelser, vi har opbevaret, optager mere gulvplads i filskabe end arbejdsplads for os selv og vores medarbejdere.

Den gode nyhed er, at vi virkelig ikke behøver at beholde alle disse optegnelser for evigt. Ja, nogle skal vi holde for evigt. Nogle vi holder kun, indtil IRS har haft deres vej med os. Og nogle behøver vi kun at holde i et par år.

Fortæller, hvilken rekord der skal opbevares, i hvor lang tid er det lidt sværere. Og korrekt bortskaffelse af midlertidige optegnelser er ikke så simpelt som at kaste papirerne i papirkurven.

Her er, hvor Records Retention Schedule kommer i spil. Dette dokument indeholder en liste over de typer poster, som din virksomhed producerer (finansielle, personale, kontrakter, operationer mv); identificerer eventuelle juridiske krav til, hvor længe posten skal opbevares og den krævede myndighed, såsom IRS eller Sarbanes-Oxley Act vil notere, hvor længe posten generelt anvendes aktivt i forretningsdrift; og kan også indeholde andre oplysninger, som f.eks. at notere, at arkiverne indeholder følsomme personidentificerende data; og hvis mikrofilm eller digitalt scannede kopier er acceptable lovlige alternativer til papirdokumentet.

Søg på internettet, og du vil finde masser af oplysninger om Records Retention Schedules og prøver, som den ene venligt tilbydes af Millennium Records Management. Husk dog, at en prøveplan er blot en generaliseret repræsentation af, hvad man ser ud. Din Records Retention Schedule vil blive skræddersyet til din type virksomhed, hvor du befinder dig, i hvilken stat (er) og / eller lande, du driver forretninger, uanset om du er privatejet eller handler aktier på aktiemarkedet, er en offentlig institution, holde regeringskontrakter og et utal af andre faktorer.

Du vil arbejde med din revisor, juridiske rådgiver og / eller et professionelt journalselskab for at udvikle og etablere dine.

Du implementerer Records Retention Schedule officielt alle i dit firma ved det. Dette hjælper med at sikre, at dine vitale poster rent faktisk holdes i første omgang. Senere siger du, at du har flere arkivskabe af fakturaer, der kan betales med konti. Din Retention Schedule siger, at du skal beholde disse i 6 år, men oplevelsen viser, at du virkelig kun kommer ind i dem i 3 år. Ved at vide dette kan du frigøre dit forretnings- / kontorareal ved at overføre disse poster for at sikre opbevaring på stedet eller et alternativt lagermedium.

Når du har optegnelser, der når slutningen af ​​deres tilbageholdelsesperiode, kan du bortskaffe dem. Men som sagt, kan du ikke bare kaste dem ind i genbrugskurven. Du skal have en etableret proces til bortskaffelse. Ja, du skal oprette mere dokumentation for at slippe af med gamle dokumenter.

Du vil gerne have de personer, der genererede arkiverne, afmeldt, at de ikke længere behøver registreringene. Du skal bemærke, at optegnelserne har nået slutningen af ​​deres tilbageholdelsesperiode i henhold til dit etablerede registreringsskema, og kontroller, at deres tilbageholdelsesperiode ikke er blevet forlænget på grund af revisioner, retssager mv.

Du vil gerne bekræfte, hvornår, hvordan, og hvem, dokumenterne blev ødelagt. Dette er lettere i dag end tidligere, da jeg tilbragte mange timers transport af kasser ned til en lastehavn og fodre papir i en shredder ved siden af ​​en dumpster. I de senere år har mobile shredding selskaber spredt sig. De vil køre deres store lastbilmonterede konfetti shredders til din virksomhed, trække dine kasser til lastbilen, lade dig bevidne deres ødelæggelse og give dig et certifikat om destruktion.

Etablering, implementering og opfølgning af et rekordretentionskort vil gøre en lang vej for at sikre, at din virksomhed opretholder og vedligeholder de vitale poster, du skal fortsætte i erhvervslivet. Og i værste fald skal du blive fanget i retssager eller lignende, bevise, at dine optegnelser opbevares og destrueres i en regelmæssigt forekommende, etableret, godkendt, dokumenteret proces og ikke om midnat udbrændes bag laden i et amatørligt forsøg på at undgå ansvar og ansvar eller hindre den juridiske proces.

Steve Lange

Senior Editor

Palo Alto Software