5 Måder at gøre medarbejderplanlægning let |

Medarbejderplanlægning er en vigtig bekymring for enhver virksomhedsleder. Ledere kan mærke trykmontering, når der mangler en effektiv planlægningsproces. På samme måde gør det ondt medarbejdernes moral, når de ikke har en tidsplan, der tjener deres færdigheder og behov. For at gøre sager værre har ofte den person med ansvar for personaleplanlægning at beskæftige sig med bunker af tidsplaner, tidsplaner, tilgængelighedskalendere og medarbejderforespørgsler om, at de skal håndteres manuelt eller på et stort regneark. Nogle planlæggere dedikerer hele dage eller endda uger til at udvikle, publicere og redigere medarbejderplaner!

Der er snesevis af tidsplanrelaterede problemer, der kræver opmærksomhed hos både ledere og medarbejdere. Et velorganiseret skema holder organisationen i bevægelse og løser mange komplekse situationer. Lad os se på fem måder at gøre processen lettere på.

1. Kend dit team

Det første skridt til effektiv medarbejderplanlægning er at oprette en liste over medarbejdere, der i øjeblikket arbejder for din virksomhed eller afdeling. Sammen med deres navne og roller bør du også holde kontaktoplysningerne nyttige, samt eventuelle relevante færdigheder og certificeringer. Yderligere oplysninger kan omfatte, om de er deltids- eller fuldtidsansatte, samt eventuelle overtidsbegrænsninger.

2. Lav en proces til tilgængelighed for medarbejdere

Giv medarbejderne en chance for at kommunikere deres foretrukne arbejdstid. At give medarbejderne mulighed for at stemme deres præferencer giver ledere en måde at fremme et samarbejdsmiljø på. Derudover kan kendskab til medarbejderpræferencer give dig mulighed for at placere medarbejdere i et tilgængeligt arbejdskifte, der passer til begge parter. Tilgængelighed kan opbevares i et kalenderformat eller som en formular. Medarbejdere skal kunne vælge mere end et foretrukket skifte. De skal også være opmærksomme på, at de nogle gange må arbejde andre skift for at dække alle åbne åbningstider.

3. Gør tidsplanen let tilgængelig

Når du har oprettet tidsplanen, skal du sørge for, at det er nemt for medarbejderne at se og få adgang til det. Ofte kan medarbejdere glemme at se på skemaet, hvis det ikke er på et let synligt sted. Desuden er det let for medarbejdere at miste eller forlade papirkopier af deres individuelle tidsplaner. Hvis personalet ikke har let adgang til tidsplanen, vil de ofte vise sig sent til arbejde (hvis de ikke kommer op).

4. Planlæg det værste

Når du designer arbejdsplanen, skal du huske nødfaktoren. En veludformet tidsplan indeholder en plan B, så lederen behøver ikke at panikere, hvis en medarbejder ikke opstår eller skal forlade en nødsituation. At have et velorganiseret tilgængelighedskort hjælper også her. Ledere skal også have klart definerede regler om skiftehandler og fravær.

5. Planlæg den rigtige person til jobbet

Brug din personaleliste til at sikre, at du planlægger medarbejdere alt efter deres talenter og færdigheder. Nogle gange, især i underbemandede omgivelser, er ledere tvunget til at udfylde skiftene selv med personale, som ikke bedst passer til jobbet. Dette kan få arbejdet gjort; Men din virksomhed vil i høj grad nyde godt af processer, der er perfektioneret i forhold til at være lige afsluttet. Konstant planlægning af medarbejdere i stillinger, der ikke passer til deres præferencer eller evner, kan også have en negativ indvirkning på medarbejdernes moral.

For at gøre medarbejderplanlægningen let, kan du overveje at erstatte den manuelle styringsproces med en software-løsning. Effektiv planlægningsprogrammel vil tilbyde konflikthåndtering til at producere fejlfrie skemaer og give fleksibilitet til at håndtere dine særlige behov. Men du gør din planlægning, der dækker alle dine skift med den rigtige person, mens processen gøres mere effektiv og mindre stressende, bør være dit ultimative mål.

Kalenderbillede med tillykke med Shutterstock