Succeshistorie for små virksomheder: Marks-gruppe hjælper SMB'er med at nå skyen

Hvis du er en lille virksomhedsejer, bruger du sandsynligvis computere og alle de teknologiprodukter til at køre din virksomhed. Men du kan stadig bruge teknologi på den gammeldags måde, som små virksomheder gjorde det i, siger, 2010.

Du har sikkert pc'er på kontoret, servere i et baglokal, der forbinder dem i et netværk og et andet udstyr, hvor du gemmer alle dine data. Den software, du bruger, kom sikkert i en krympet emballage, og du hyrede en it-ekspert til at installere den og køre dit netværk.

Ja, det er gammelt.

Det var stort set, hvad et opvarmnings- og kølefirma i Pennsylvania havde, og hvad det efterhånden efterlod, takket være en lille virksomhed kaldet Marks Group, der hjælper med at blande andre små virksomheder ind i det 21. århundredes måde at bruge tech.

Du kan også godt lide:

Bedste Small Business Loan Options

Dårlig kredit? Din virksomhed har stadig muligheder

Udvidelse af din virksomhed? Her er hvor du skal vende

Sådan forstår du APR for Online Business Loans

Skyen er defineret

Du kan være som de fleste små virksomheder i landet, der endnu ikke har taget til skyen. Denne sky refererer til det system, hvor brugere får adgang til computerkraft via et webbaseret netværk, i stedet for at skulle sætte det hele op på deres kontor.

I skyen udføres de fleste af dine små forretningsopgaver - håndtering af dine bøger, holde oversigt over lagerbeholdningen, og sørge for at din kunde er tilfreds - gøres online. Du behøver ikke købe dine egne servere og andet udstyr, og i nogle tilfælde behøver du ikke ansætte et it-personale til at køre dit netværk. Nogen andre vil gøre det for dig.

Tidligere blev dette kaldet utility computing, fordi det stort set gør computerkraft til et værktøj, som vand eller elektricitet.

I stedet for at betale for et softwareprogram på forhånd, betaler du normalt et månedligt abonnementsgebyr baseret på antallet af brugere. I stedet for at have alle dine data på kontoret, gemmes dine oplysninger i et datacenter andetsteds, måske endda hundredvis af miles fra hvor du er.

Mere end halvdelen eller 57% af små virksomheder i USA bruger ikke skyteknologier, sammenlignet med 43%, der gør det, ifølge en rapport fra 2013 fra National Small Business Association. Men her er en anden slående statistik: For kun fem år siden, i 2010 var kun 5% af de små virksomheder håndteret deres teknologi gennem skyen.

Hurtige besparelser

Blandt de nye cloud computing-konvertere er Oliver Heating & Cooling, et 44-årigt selskab med omkring 200 ansatte i Morton, Pennsylvania.

Virksomheden for nylig vendt sig til Marks Group, en lille virksomhed baseret i Philadelphia med 10 medarbejdere, der hjælper virksomheder med at fungere mere effektivt ved at omfatte ny informationsteknologi, herunder cloud-baserede systemer.

Oliver kæmpede med "forældet software" for at holde styr på kunderne, ifølge Todd Whitmire, virksomhedens IT-direktør.

"Vi havde problemer med at spore kundeemner og salg," fortæller han Investmentmatome. "Vi havde svært ved at kompilere alle oplysningerne. At få alle rapporterne begyndte at blive yderst vanskelige."

Marks-koncernen hjalp migrere med at migrere Olivers system til Microsoft Dynamics. Selskabet valgte at gå med den skybaserede version. Det kostede omkring $ 20.000, hvilket indeholdt gebyrerne til Marks Group.

Virksomheden realiserede besparelser næsten umiddelbart. Tidligere måtte Oliver betale op til $ 15.000 på forhånd for licenser og op til $ 2.000 for hver opdatering. Med det skybaserede system betaler Oliver et månedligt gebyr på $ 65 per bruger, eller ca. $ 950 om måneden.

De sparer også ved ikke at skulle købe hardware. Oliver brugte omkring $ 137.000 hvert femte til syv år for at købe nye servere, som oversætter til omkring $ 30.000 om året.

"Vi er foran spillet nu, fordi vi ikke bruger $ 30.000 om året til servere," siger Whitmire.

Der er også bekvemmelighed og effektivitet fra deres nye kundeledelsesstyring eller CRM-system.

"Det er det værd," siger han. "Det er live information, og du kan bore ned. Du ved hvordan administrerende direktører kan lide disse dashboards. De kan se alt leve. Det giver dem en varm, fuzzy følelse."

Indtastning af det 21. århundrede

Det er gode nyheder for Gene Marks, ejeren af ​​Marks Group, der også skriver en populær kolonne om små virksomheder til Washington Post, Forbes, Huffington Post og Entrepreneur magazine.

Han blev evangelist for cloud computing efter sin egen hårde erfaring med business software.

Han startede Marks-koncernen i 1994 med sin far, som han sagde "solgte verdens værste regnskabssoftware, en applikation han selv udviklede som aldrig gjorde det til førsteklasses tid."

"Efter seks uvejrede år er der sket en stor ting: år 2000, som i det væsentlige deaktiverede hans software," siger han og henviser til den såkaldte Y2K-krise, der stod overfor computersystemer over hele verden.

Så deres virksomhed skiftede strategi og begyndte at videresælge andre softwareprodukter og supporttjenester.Marks-koncernen tilbyder nu både cloud-baserede og on-premise forretningsapplikationer til en række opgaver fra at administrere kundeforbindelser til overvågning af inventar for at holde styr på økonomien.

Mærker navngiver fem nøgleopgaver, som små virksomheder kunne gøre i skyen:

1. Du kan holde dine kundekonti gennem "customer relations management" eller CRM, programmer, såsom Zoho.com.
2. Du kan styre dine finanser og transaktioner ved hjælp af et program som Xero.com.
3. Du kan gøre det lettere for dine medarbejdere at samarbejde og koordinere forretningsaktiviteter gennem applikationer som Microsoft Office Live 365.
4. Du kan gøre det lettere at styre projekter ved hjælp af et program som Basecamp.
5. Du kan gøre kommunikation inden for virksomheden hurtigere og mere effektiv. Marks citerer den populære kommunikationsapp, Slack.

Veteranteknologanalytiker Roger Kay fra Endpoint Technologies Associates siger "små virksomheder kan helt sikkert udnytte skyen", især fordi deres muligheder vokser støt. "Med hensyn til sky er der noget for alle," fortæller han Investmentmatome.

Nu er skyen ikke altid let at sælge til små virksomheder. Marks nævner tre ofte stillede spørgsmål.

"Hvorfor betaler jeg månedligt, når før jeg lige har betalt en gang?"

"For dette forklarer jeg, at de ikke længere skal beskæftige sig med årlig vedligeholdelse, hardware, opgraderinger, backup og adgang," fortæller han Investmentmatome. "Dette sænker deres ejendomsomkostninger."

"Hvordan ved jeg, at mine data er sikre?"

"Til dette spørger jeg, om de ærligt tror, ​​at deres egen indre sikkerhed faktisk er bedre end Microsoft, Salesforce eller andre store cloud-leverandører," siger han. "Disse virksomheds forretningsmodel afhænger af den bedste sikkerhed, og selv om ingen kan være 100% sikre, har de helt sikkert bedre ressourcer til deres rådighed."

"Hvordan ved jeg, at disse cloud-leverandører vil være omkring, og hvad sker der med mine data, hvis de ikke er?"

Marks reagerer, "Selvom en skyderforhandler har problemer, er det mere end sandsynligt, at deres kunder vil blive købt af en anden." I erhvervslivets softwareindustri er leverandører købt af andre virksomheder, og i de fleste tilfælde finder erhververe muligheder for at vedligeholde Det erhvervede firmas kundebase.

Kay of Endpoint Technologies Associates siger også, at han ville lægge sikkerhed og bekvemmelighed som de vigtigste grunde til, at små virksomheder bør omfavne cloud computing.

"Jeg ville ikke måle værdien i omkostningsbesparelser, men i forsikringsværdien om ikke at miste data som en virksomhed, hvilket kunne være katastrofalt", siger han.

"Jeg vidste en fyr, der mistede sin notesbog med alle sine ting på det, og han havde aldrig støttet det. Det bogstaveligt talt sætte ham ude af drift. Der er også en lille værdi i at få adgang til dine filer fra andre maskiner. Jeg har været kendt for at slå op en fil gennem en seer på min telefon, da jeg ikke havde en computer med mig."

Cloud bekvemmelighed

Forsøg efter bekvemmelighed kørte også en anden lille virksomhed for at henvende sig til Marks Group for at få hjælp. Thompson Mahogany er et 172-årigt tømmerfirma baseret i Philadelphia.

General manager Andrew Nuffer siger, at selskabet ville slippe af med et system, han kalder "træg." Hans hovedspørgsmål til Marks-koncernen, sagde han, var: "Hey, er der en eller anden måde, mine mænd kan få adgang til vores system på deres iPads eller smartphones, så de ikke behøver at komme tilbage til kontoret for at indlæse deres oplysninger i vores CRM?"

Ja, der var. Med Marks Gruppens hjælp blev Thompson Mahogany en anden cloud computing-konverter.

"I det lange løb er det det værd," fortæller Nuffer Investmentmatome. Det nye system har gjort livet lettere for ham og hans medarbejdere, tilføjer han. "Vi kan bare trække over til siden af ​​vejen og se noget op. Vi kan få mere arbejde udført."

Men Nuffer, hvis firma startede i 1843, siger, at han stadig har kvalificeret sig til helt at omfavne skyen. Virksomheden har stadig systemer på stedet for nogle centrale opgaver, såsom lagerstyring.

Nuffer sagde, at virksomheden ikke overvejer at flytte dem til skyen. "For mange forretningshemmeligheder i dem," siger han, selvom han tilføjer: "Men hvem ved det. Det kan ændre sig i de næste 10 år. Hvis du havde fortalt mig for 10 år siden, at jeg kunne gøre alt på en iPhone, ville jeg have grinket på dig."

"Dette er vores første skridt ind i det rige," siger han. "Måske går vi videre. Jeg ved ikke."

Flere små virksomheder vil sandsynligvis fortsætte med at omfavne skyen, og Gene Marks spekulerer.

'' Den rigtige grund? Små virksomhedsejere vil snart have noget valg, "siger han. "Softwarevirksomheder plover størstedelen af ​​deres FoU til skybaserede applikationer. Infrastrukturvirksomheder gør hastigheder og adgang meget hurtigere. For softwarefirmaer er forretningsmodellen meget bedre, en konsekvent, forudsigelig indtjeningsstrøm og mere kontrol over supportomkostninger. Små virksomheder skal skubbes der, ligesom det eller ej. Så nu er det tid til at klare det."

Du kan finde ud af mere om skybaserede forretningsapplikationer i en Investmentmatome-artikel på 20 Apps for Small Business Owners. Marks-gruppen har også en videoside om de forskellige sky-applikationer til små virksomheder.

Benjamin Pimentel er en medarbejderforfatter, der dækker små virksomheder for Investmentmatome. Følg ham på Twitter @benpimentel , på Google+ og på LinkedIn.

For mere information om, hvordan du starter og driver en virksomhed, skal du besøge Vores websted Small Business Guide . Gratis, personlige svar på spørgsmål om start og finansiering af din virksomhed kan du besøge Lille virksomhed afsnit af Investmentmatome's Ask a Advisor-side.

Foto af Gene Marks høflighed af Marks Group.