7 tips til effektiv fakturering

Som en lille virksomhedsejer elsker du sikkert hvad du gør og måske endda sige, at du ville gøre det gratis, hvis du kunne. Men i slutningen af ​​dagen har du brug for pengestrømme for at holde din virksomhed i gang.

en faktura er en regning sendt til kunder for varer eller tjenesteydelser, du har leveret. Det beskriver, hvad der blev solgt, hvor meget kunden skylder og hvornår og hvordan kunden skal betale. Store virksomheder har dedikerede revisorer til at foretage deres fakturering, men de fleste småfirmaer skal selv gøre det. Og den gennemsnitlige lille virksomhed venter på mere end $ 5.000 i forfaldne betalinger i en given måned, ifølge en Intuit-undersøgelse af 1.000 amerikanske småfirmaere.

Investmentmatome talte til revisorer og fakturering fagfolk om, hvordan iværksættere kan forberede fakturaer mere effektivt og blive betalt hurtigere.

1. Automatiser processen

Hvis du ikke allerede har gjort det, skal du konfigurere software til at automatisere dine fakturaer. De fleste regnskabsplatforme som QuickBooks, Xero, FreshBooks og Wave Accounting omfatter faktureringskapacitet, eller du kan tilmelde dig en faktura, som Bill.com, Hiveage og Billbooks.

"Det er på tide at overføre fra Excel og PDF-filer til cloud fakturering applikationer," siger Billbooks administrerende direktør Sagar Kogekar i en email til Investmentmatome. "Der er masser af software derude, og du vil spare tid og penge, hvis du vælger en."

Omkring 70% af de små virksomheder anvender faktureringssoftware, ifølge en undersøgelse fra 2015 af mere end 200 små virksomhedsledere af Concur, et firma i Bellevue, Washington, der leverer automatiserede faktureringstjenester og omkostningsstyringsprodukter til virksomheder.

Brug af fakturering software reducerer fejl og sparer penge. Virksomheder, der automatiserer deres faktureringsprocesser, reducerer faktureringskostnader med 40% til 70%, ifølge en rapport fra 2012 af Ardent Partners, et Boston-firma, der undersøger supply management. Automation gør også fakturering hurtigere og frigør tid til iværksættere at fokusere på at drive deres forretning.

"De kan bruge deres værdifulde tid iført deres økonomidirektør i stedet for deres manuelle dataindgangshat," fortæller Concur Product Management Director Jessica Staley Investmentmatome.

2. Send skriftlige citater

Hvis det er muligt, skal du klare dine kunders forventninger ved at sende dem et skriftligt tilbud, inden du leverer den vare eller tjeneste, du tilbyder dem. Et tilbud skal indeholde de anslåede omkostninger til jobbet, og hvordan man accepterer betalinger, hvad enten det er kontant, kreditkort, check eller online. Sørg for, at kunden accepterer dine betingelser skriftligt, inden du accepterer ordren.

"Jeg er en stor fan af at dokumentere alt," siger Sara Rosenfeld, produktmarkedsføringschef hos Wave Accounting.

3. Indstil korte betalingsbetingelser

Når du sender en kunde en faktura, skal du angive tidsrammen for betaling. Standarden er typisk 30 dage eller mindre, men du kan vælge hvilken tid som helst.

Den gennemsnitlige debitor betaler to uger for sent, ifølge en Xero-analyse på mere end 12 millioner fakturaer. Eksperter hos Xero anbefaler at indstille betalingsbetingelser til 13 dage eller mindre, hvis du vil realistisk få betalt inden for 30 dage. Online fakturering gør det hurtigere at betale for kunderne, siger Amy Vetter, Xero's regnskabschef, USA.

"Folk er vant til at betale for ting online og ikke nødvendigvis venter på at skære tjekken på fredag," fortæller Vetter Investmentmatome. "Det er meget mere acceptabelt at indstille de slags [korte] betalingsbetingelser med kunderne."

4. Opret et nummereringssystem

Nummerering af dine fakturaer hjælper dig med at holde styr på indgående betalinger til skatteformål. Du kan bruge bogstaver, tal eller en kombination af de to til at markere hver faktura. Vælg et system, der fungerer for dig, men fakturering eksperter anbefaler ikke at bruge "001" til din første faktura. Begyndende med et højere antal vil hjælpe dine kunder med at se dig som en etableret ekspert, selvom du er en ny virksomhed.

"Start med 0053, bare for at komme over som lidt mere professionel", siger Faraz Shafaghi, direktør for produktmarkedsføring og kundeinddragelse hos FreshBooks.

5. Brug høfligt sprog

Selvom det kan forekomme svagt at bruge sådanne sætninger som "bedes betale ved (dato)" og "tak for din virksomhed" på fakturaer vil du øge dine chancer for at blive betalt, siger Shafaghi. Du kan også sende taknoter eller e-mails til kunder, der betaler tidligt eller tidligt.

"Påmind din kunde om andre produkter og tjenester, du tilbyder, og at du gerne vil tjene dem igen," siger Mike Savory, produktledelseschef for Sage North America, et regnskabssoftwarefirma.

6. Send fakturaer straks

Når du har udført en service eller leverer varer til en kunde, skal du straks sende en faktura. Dette vil hjælpe dig med at forblive øverst på kundens sind og sætte præcedens for hurtighed.

Hvis det er muligt, skal kunderne betale på stedet med et mobilt betalingssystem som Apple Pay eller Square. Nogle faktureringssystemer, herunder Wave, Flint Mobile og QuickBooks, tillader også virksomhedsejere at acceptere mobile betalinger.

7. Opfølgning

Hvis du ikke bliver betalt med det samme, skal du sende påmindelser til dine kunder om betalingsfrister. Det er hensigtsmæssigt at sende påmindelser en uge før betalingen forfalder, den dag det skyldes, og hver uge efter det er sent, siger Rosenfeld, fra Wave Accounting.For poster med stort billet, f.eks. En ordre på $ 5.000, er det acceptabelt at sende hyppigere påmindelser.

Hvis du er bekymret for at komme på tværs som pådrættende med for mange opfølgende e-mails, foreslår Rosenfeld at bruge din faktureringssoftware til at oprette automatiske betalingsmeddelelser til kunder.

"Vær ikke bekymret over, at sende påmindelser eller på anden måde følge op på ubetalte fakturaer, vil blive betragtet som uhøflige eller en overtrædelse af et forhold, du har dannet med en kunde," siger Savory, fra Sage North America. "Du driver en virksomhed, og behovet for hurtig og fuldstændig betaling skal være en overraskelse for ingen."

For mere hjælp til at starte og køre en lille virksomhed, besøg vores websted Small Business Guide.

Teddy Nykiel er en medarbejderforfatter, der dækker personlig økonomi til Investmentmatome. Følg hende på Twitter @teddynykiel og på Google+.

Billede via iStock