10 Alternativer til Business Tools You (Sandsynligvis) Hate |

Jeg vil tilbyde et par alternativer til værktøjer og tjenester, der er årsagen til utallige forretningshovedpine. Alle disse værktøjer er lavet til at hjælpe dig med at arbejde hurtigere og tænke over, hvad du arbejder på, i stedet for hvordan du gør det.

Revidere dokumenter via email

Nogle af de største hovedpine, jeg har oplevet i erhvervslivet indstillinger er kommet fra at forsøge at håndtere dokumentrevisioner via e-mail. Det tager ikke lang tid for forskellige redaktører at foretage ændringer uden synkronisering med hinanden.

Jeg tog en side fra New York Times-forfatteren David Pogue og indarbejdede online-storage-service Dropbox i min workflow. Der er stadig nogle hiccups, men det er fremskridt.

Brug af e-mail til kun om alle kommunikationer

Der er forretnings- og produktivitetsguruer, der gør en lykke med forslag til håndtering af e-mail. Det behøver ikke at være sådan. Hvis du har ressourcerne, kan du gøre tingene meget enklere ved at indarbejde virksomhedens sociale netværk Yammer.

Det er som Facebook eller Twitter for din forretning. Det er lettere at bruge og hurtigere end e-mail.

Notesblokke og tekstbehandlingsprogrammer (til notater)

Hvis du bruger Microsoft Word som dit virtuelle notesblok, gør du selv en tjeneste og brug en dedikeret notes-app i stedet. Microsoft gør en fin en hedder OneNote, men jeg er delvis til Evernote. Du kan nemt oprette og finde noter med enten værktøj; Du vil ikke have en gruppe af filer, der skal kæmpe med.

Men du gør fakturaer nu

Jeg kender ingen, der kan lide fakturaer. Den gode nyhed er, at du i høj grad kan reducere den tid, du bruger på at udfylde dem, sende dem, organisere dem, spore dem og meget mere med online-regningstjenesten Kashoo.

PowerPoint (og PP-præsentationer)

Hvis du er en Mac-bruger, du vil ikke fortryde at skifte til Apples Keynote. Det er bedre på en million små måder end PowerPoint.

Stadig, uanset om du bruger Powerpoint, kan du krydre tingene med unikke udseende diagrammer fra amCharts. Og i stedet for de forfærdelige PowerPoint-uddelinger skal du give dit publikum et link til dine dias på Slide Rocket.

Microsoft Word

Jeg hader faktisk ikke denne, men mange, mange mennesker gør. Hvis du leder efter et værktøj til at skrive ujævne udkast, skal du bruge fuldtekst tekst editor Writeroom eller dens Windows-tilsvarende WriteMonkey. Ulempen ved begge værktøjer er, at du sandsynligvis skal kopiere og indsætte dit materiale på et Word-dokument til formatering.

Prøv også Sider, hvis du er på en Mac.

Og endelig kan du altid lære MS Ord i dybden. Word er meget nemmere at bruge, når du kender tastaturgenveje og hvordan man styrer stilarter. Stol på mig.

Adgangskodeværktøjer

Vi skal oprette vildt og unikt adgangskoder til hvert websted, vi logger ind på, og tvinger os til at bruge systemer til at spore dem. Brug af et regneark eller en fysisk notesblok er tidskrævende og ikke særlig sikker. Webrowsers adgangskodeværktøjer hjælper, men hver browser har sit eget system.

Brug i stedet platformsværktøj til administrationsværktøjet LastPass. Det gemmer dine adgangskoder sikkert og giver dig adgang til dem i enhver browser derhjemme, arbejde eller hvor som helst du har LastPass installeret (som kan være en smartphone eller tablet).

Whiteboards

Whiteboards er nyttige til at samarbejde og dele ideer og Information. Men de er grimme. Og de er tilbøjelige til at strikke. Glas whiteboards tilbyder forbedret teknologi til at eliminere begge problemer.

Dit computersystem Windows Management Scheme

Hvis du er noget som mig, kan du bruge 2,4,5 programmer på én gang på en stationær computer til at udføre arbejdsopgaver. Dette giver dig mulighed for at bruge utallige gobs af tidshuffling vinduer rundt og kigge efter visse åbne dokumenter og omlægge dit skrivebord.

I stedet skal du bruge et program som Alfred til Mac eller Launchy til Windows. Med enten kan du starte og skifte mellem programmer med tastaturgenveje.

Konferenceopkald

Alle de bronumre, ben og hoops, der kan springe igennem, kan være for mange anstrengelser for personalekonferenceopkald. Gem alle problemer og integrere webkonferenceservice Gå til Møde eller en meddelelsestjeneste som Skype i din proces.

Foto via Flickr af Zach Klein