Værktøjer, tips og tricks til forbedret forretningsskrift |

Af de mange kurser, jeg tog på college, var business writing det mest udfordrende. Studerende, hvis planer indebærer erhvervsliv, er ikke interesserede i abstrakte regler, referencer for standarder, forvirrende juridiske sprog og andre materialer, der præsenteres i disse klasser. Efter en periode, der blev brugt til redigering og skrivning af forskellige dokumenter, endte mine klassekammerater og jeg endnu mere forvirret.

Klar og kortfattet skrivning skulle komme let i erhvervslivet, hvor et uendeligt antal officielle e-mails sendes om dagen og hvor vigtige budskaber formidles. Men ikke alle forretningsfolk er i stand til effektivt at kommunikere gennem skriftlige ord. Heldigvis er der altid plads til forbedring, så længe vi er fast besluttede på at udvikle denne færdighed.

Denne forretningskursus lærte mig mange ting, men gav ikke meget praktisk rådgivning. Efter mange e-mails, planer og forretningsbrev har jeg lavet nogle praktiske forbedringer, som jeg er ved at dele med dig.

Se også: Sådan skriver du en forretningsplan

Værktøjer til forbedret business writing:

Øvelse Erhvervskrivning er den bedste måde at forbedre dine færdigheder på, men du har stadig brug for nogle værktøjer, der gør processen mere effektiv. Efter en masse forsøg og fejl fandt jeg disse fem værktøjer, der aldrig undlader at levere gode resultater:

1. Email Excellence

Når du har en vigtig email til at skrive, men find dig selv stirrende på den tomme besked boks, er dette det værktøj, du har brug for. Email Excellence tilbyder en grundlæggende oversigt over dine meddelelser med klare forklaringer af hvert element. Og det giver dig endda udgangspunkter.

2. NinjaEssays

Denne hjemmeside er den bedste løsning til nødsituationer. Hvis du har et presserende dokument til at forberede dig, eller du simpelthen ikke kan skrive det nødvendige indhold uanset tidsfristen, kan de professionelle forfattere ved brugerdefineret skriftlig service NinjaEssays hjælpe. Virksomheden tilbyder forfattere og redaktører fra alle kategorier, så du kan få dine forretningsdokumenter skrevet og perfektioneret på ingen tid.

3. Docstoc

Hvis du har brug for at skrive et vigtigt dokument, f.eks. En fortrolighedsaftale, mødemeddelelse eller medarbejderpræstation, skal du kontrollere, om Docstoc tilbyder en formular. Du behøver ikke at oprette disse dokumenter fra bunden, når du kan opnå bedre og hurtigere resultater med en skabelon.

4. Dragon Dictation

Dette er det perfekte værktøj til forretningsfolk, der normalt plejer at tale mere end at skrive. Du kan bruge Dragon Dictation på din smartphone, tablet eller computer. Alt du skal gøre er at tale, og værktøjet vil oversætte dine ord til tekst. Derefter kan du eksportere indholdet til et Word-dokument, e-mail eller sociale medier.

5. Scrivener

Hvis du skal skrive et langt dokument, kan det gøre dig mere forvirret i Word. Scrivener giver dig mulighed for at lave indholdet i sektioner og flytte dem rundt, indtil du får den rigtige ordre. Du kan også gøre dit job lettere ved at indsætte forskningsoplysninger og noter sammen med afsnit. Se også: Ting du aldrig bør spørge jobansøgere

Et billede indsendt af Bplans (@teambplans) den 19. januar 2016 kl. 12: 15:00 PST

Tips og tricks:

Undgå at fremhæve ord

Det første ord, der skal undgås, er

meget . Det skildrer dig som den mindst kreative person nogensinde. Der er forskellige måder at erstatte ordet i næsten alle konstruktioner. I stedet for at sige, at andens forretningsideer er "meget konventionelle", kan du f.eks. Bruge ordet konservativ . I stedet for at beskrive en jobkandidat som en person med "meget stærk personlighed" kan man sige at han er fast besluttet, beslutsom eller ubevidst. Undgå overdreven brug af præpositioner

Disse ord og sætninger er nyttige, når du vil lave en flydende overgang fra et afsnit til et andet, men svækker ofte teksten og tilføjer unødig ordlyd. I stedet for at skrive "Vi vil afholde et møde om forslag til budgetforbedringer den 12. februar" kan du sige "Vi skal have et budgetmøde den 12. februar." Forretningsskrift handler om effektivitet.

Undgå jargon

Virksomhedsjargon kan være sjovt, når du snakker med dine kolleger, men det gør dig lydløs i e-mails og dokumenter. Næste gang du har lyst til at skrive

slutte sig til et tigerhold , brændingsplatform , kernekompetence , flytt nålen eller Tænk uden for boksen , bør du finde en klarere måde at udtrykke dig selv på. Det er især vigtigt at undgå klichéer, når du kommunikerer med mennesker uden for erhvervslivet.

Brug ikke store ord

Uerfarne forfattere mener at bruge store ord vil gøre deres indhold bedre. Et "smart" ord bestemmes af det store antal stavelser, den har. Vil du bruge ordet

start i stedet for start eller brug i stedet for brug ? Må ikke! Det er altid bedre at stole på ordforråd. Formålet med aktiv stemme

Passive sætninger fokuserer på den ting eller den person, der handlede på, så læseren ikke klart kan identificere den ansvarlige for handlingen. Passiv stemme lyder ofte indirekte og ordlydende, hvilket er helt modsat principperne for business writing.

I stedet for at sige "projektet blev præsenteret af Michael," skal du gå til "Michael præsenterede projektet."

Lav email meddelelser kortere

Ellers risikerer du at miste modtagerens opmærksomhed. Mål for fem eller færre sætninger, hvilket gør det nemt for læseren at læse og reagere direkte fra deres smartphone. Hvis du har mange vigtige ting at sige, skal du prøve at planlægge et møde eller en videokonference.

Brug ikke for mange udråbstegn

Det er okay at understrege et punkt i business writing, men ved at bruge for mange udråbstegn reduceres påvirkning.

Husk: Sæt aldrig mere end et udråbstegn i slutningen af ​​en sætning. Det får dig til at se uhøfligt.

Undgå ordlyd

Dette er den mest almindelige svaghed i forretningsdokumenter. Du behøver ikke at opfylde en længde krav-de dage sluttede, da du graduerede college. I stedet for at skrive lange sætninger, der fortyder oplysningerne, skal du målrette for kortere, der indeholder mere essensen i færre ord.

Kend dit publikum

Hvis du vil skrive en passende email, skal du forstå, hvad modtageren ved om problemet du fokuserer på. Du skal justere ordforråd, tone og stil i din virksomhed, skrive afhængigt af publikum og situation.

Læs indholdet højt

Se, hvordan dokumentet eller beskeden lyder, før du sender det til en modtager. Det vil ikke kun hjælpe dig med at forbedre sin stil og klarhed, men vil også give dig mulighed for at lokalisere fejl som manglende ord, gentagne sætninger og typografier.

Se også: Hvordan man skriver en missionerklæring i 5 enkle trin

Husk: Erhvervskrivning er en vigtig færdighed at udvikle.

Som forretningsmand skal du altid have et godt indtryk. At skrive en forvirrende email uden struktur og flere fejl er ikke den bedste måde at opnå det på. Uanset hvor svært det virker, er business writing værd at arbejde på. De ovennævnte tips og værktøjer gør det muligt for dig at udtrykke dig selv ved at skrive meget mere effektivt.

Har du flere tip? Har du brugt nogen af ​​disse værktøjer til at hjælpe dig med din virksomhed skrivning? Fortæl os i kommentarerne.