3 Gode grunde til, at ikke-overskud behøver bedre budgeter |

Jeg er en ideel bestyrelsesmedlem, og jeg vil fortælle dig: For det meste trækker jeg mit hår ud på bestyrelsesmøder, når vi kommer til budgettet. Normalt er der en række QuickBooks rapporter, præsenteret i PDF, i teeny-lille skrifttype. Linjeposterne er ikke altid fornuftige, og det er ofte meget svært at se, om et bestemt initiativ faktisk er økonomisk sunde til en non-profit. Mange nonprofit budgetter, jeg har kigget til venstre ud af hele stykker af organisationen, eller forsøgt at få for detaljerede eller oversimplificerede ting; budgetter på den måde er ikke særlig nyttige som et igangværende værktøj.

Se også: Sådan startes en ideel virksomhed

Men bestyrelsen er forpligtet af den amerikanske regering til at godkende et årligt budget, og bestyrelsen skal derefter gennemgå budget på ordinære bestyrelsesmøder. Loven er der af en grund: Budgetter er et vigtigt værktøj til non-profit. Men hvis dit budget er noget som dem, jeg lige har beskrevet, ved du, at hele processen kan være besværlig og ikke særlig nyttig eller værdifuld. Og hvis selv dine bestyrelsesmedlemmer ikke kan fortælle, hvad dit budget forsøger at sige, hvad med donorer eller banker?

Der er en bedre måde at budgettere på. Her er tre gode grunde til at tænke på at ændre din nonprofit budgetproces:

1. Du kan få mere ud af dine bestyrelsesmedlemmer, hvis møder er effektive.

Bestyrelsesmedlemmer er normalt meget travle, meget vellykkede mennesker. De har tiltrådt din bestyrelse for at hjælpe dig med at blive mere succesfulde, og fordi de tror på missionen til din non-profit. Men de har ikke tid til at pore over dit dårlige budget og piske det i form.

Hvad hvis dine bestyrelsesmedlemmer kunne se på dit budget online, når som helst og se hvordan det sammenlignet med de faktiske resultater, den foregående måned og samme måned sidste år? Forestil dig, om bestyrelsesmedlemmet nemt kunne forstå, hvilke programmer og initiativer der var vellykkede og bæredygtige, og hvilke ikke var. Forestil dig en verden, hvor bestyrelsesmedlemmer var glade og spændte på at se på budgettet, se hvad der rent faktisk foregik og give bedre feedback, hjælp og support.

Dette kan ske. Der er bedre værktøjer til brug, og en bedre metode til at hjælpe dig med at udarbejde bedre budgetter. Her hos Palo Alto Software tror vi stærkt på at se på dit budget hver måned - og sammenligne det med de rigtige tal - vil ændre måden du administrerer din non-profit til det bedre. Disse "rigtige tal" er dine:

• Faktiske resultater
• Tidligere måneders resultater
• Samme måned sidste år resultater

En af de bedste måder at opnå dette på er at bruge en software designet til at gøre det for dig. Selvfølgelig er jeg lidt forspændt, da jeg hjalp med at oprette det, men sandheden er, at LivePlan er den software-den er designet til at hjælpe dig med at evaluere din forretning let og præcist. Der er intet andet som det; Derfor lavede vi det.

2. Donorer ønsker at se, hvor deres penge går.

Når en kunde køber et produkt, vil de bare have produktet i deres hænder - de er normalt ikke for bekymrede over, hvor pengene kommer fra salget. Donorer til non-profit organisationer er forskellige: for dem handler det om, hvor pengene går. Donorer vil give deres penge væk til "en værdig årsag", og du skal vise dem, at det er hvad du er.

En del af at du er værdig til en donation viser, at du vil bruge donationen klogt. Nogensinde hørt om Charity Navigator, det sted, der rækker velgørende organisationer baseret på, hvor godt de bruger deres penge? Savvy donorer stole på den slags information til at bestemme hvor og hvor meget der skal doneres, og du bør inkludere det på din hjemmeside og i dine brochurer. Og når du har et godt budget og en endnu bedre budgetrevalueringsproces, er det nemt at gøre. Alle dine finanser er allerede opført, aktuelle og organiseret i standardborde og diagrammer, komplet med oplysninger om, hvorfor du bruger hvad du ' re udgifter og hvad præcis det er at opnå.

3. Når du vil vokse, skal du spørge en bank om et lån.

"Nonprofit" er lidt misvisende, er det ikke? En vellykket non-profit kan ikke generere overskud i sig selv, men det giver flere penge, end det bruger det er bare, at en non-profit geninvesterer 100 procent af sin "profit" tilbage i organisationen, så det kan udvide sine tjenester og aktiviteter. Men fordi en nonprofit normalt afhænger af donationer og tilskud til indtægterne, kan det ikke have meget (eller noget) "overskud" ved årets udgang, og udvidelsen kan komme meget langsomt.

Så hvad gør en non-profit gør, hvis det ser en mulighed for at yde bedre service eller udvide sine aktiviteter, men det har ikke pengene foran? Bestyrelsen kan beslutte at gøre det samme, som en virksomhed ville gøre: søge et forretningslån eller en kreditlinje. Og hvis du vil have et forretningslån - især hvis du vil låse de bedste vilkår og renter fast - ville du hellere præsentere et udtalt budget. Og som vi alle ved, er de bedste budgetter ikke dem, der blev pisket op i en uge; De bedste budgetter er blevet oprettet med din organisations ekspertise, konstant redigeret og tilpasset til at afspejle de ændrede behov på dit marked. Hvis du går til en bank med et budget som at i hånden, især hvis du også kan vise dine faktiske resultater og din strategi til at styre dine kontanter, har du øget din chancen for at låne dig betydeligt ønsker.

[Billeder via Shutterstock, Andertoons]